Данные о дистрибуции, качеством которых нужно управлять, делятся на два класса. Это медленно изменяющиеся мастер-данные и транзакционные данные, возникающие в результате бизнес-операций. В этой статье мы будем говорить о транзакционных данных, о том, как поддерживать корректность и полноту документов движения и остатков товаров на складах дистрибутора.
Для управления качеством транзакционных данных необходимы:
- мониторинг расхождений;
- выявление причин расхождений;
- устранение расхождений.
Чтобы упростить эти процессы, «Системные Технологии» создали новый функционал — «Стоковое уравнение». По сути, это формула, которая сравнивает остатки из учётной системы с остатками, рассчитанными на основании движений товаров.
остатки на конец периода = остатки на начало периода – все операции расхода + все операции прихода.
Если уравнение не сходится — это сигнал к действию: качество данных упало, нужно разобраться и вернуть его на должный уровень.
Причины расхождений:
- ошибки в данных;
- не выгружена часть данных (например, дистрибутор не учел в УС какие-то операции);
- некорректно работает интеграция (например, дистрибутор изменил регламент учета операций, форму документов и т.п.).
Контролировать качество данных можно вручную (просматривая отчет в «ST Аналитика»), либо автоматически (с помощью автоинформатора). Оповещения о проведенном мониторинге приходят ответственным сотрудникам клиента или в техподдержку «Системных Технологий»; регулярность проверки настраивается.
Норма расхождения для бизнеса — индивидуальный параметр. Как правило, производители определяют допустимую погрешность в 2% и меньше. Дистрибуторы, перешагнувшие порог точности, в отчете подсвечиваются красным.
Для поиска причин расхождений запускается механизм автоматической сверки данных. Если расхождение возникло, например, по конкретному наименованию, можно детализировать сверку дальше — до уровня документов по этой товарной позиции.
Чтобы вернуть качество данных на требуемый уровень, нужно устранить расхождения: исправить ошибки, провести недостающие документы и т.п.
Управлять качеством данных — необходимость. Производителю нужна достоверная информация для анализа продаж, планирования запасов, логистики, маркетинговых активностей и производства. «Системные Технологии» предоставляют инструменты, однако для успешного их применения нужны бизнес-процессы — роли, ответственные, регламенты. Вы можете организовать их сами или доверить службе поддержки.
