Дело на миллион

В тех дистрибьюторских компаниях, где нет должности инкассатора, получение оплат за поставленные товары, как правило, входит в обязанности торгового представителя. Передача денег всегда сопряжена с определенными рисками. Чтобы свести их к минимуму, необходимы понятные процедуры для агента и прямой доступ руководителя к данным по обработке наличных средств. Автоматизировать эти бизнес-процессы позволяет программа «ST Мобильная Торговля». Давайте рассмотрим ее возможности в области приема оплаты от магазинов.

В начале рабочего дня на мобильное устройство полевого сотрудника выгружается маршрут, прайс со всеми скидками, история продаж и актуальная дебиторская задолженность. Управление «дебиторкой» ведется через документ «Приходный кассовый ордер». Для перехода к нему в главном окне программы выберем вкладку «Маршрут» (Рис.1), в открывшемся списке — название торговой точки. (Рис.2). В этот момент программа зафиксирует дату и время начала визита. На экране работы с ТТ нажмем на иконку ПКО. (Рис. 3).

В документе «Приходный кассовый ордер» отражена информация о финансовых взаимоотношениях с контрагентом. Система показывает общую задолженность магазина и то, как она раскладывается в разрезе накладных. (Рис. 4). Накладные можно группировать по фирмам, торговым точкам и контрагентам при помощи кнопки  в панели инструментов (Рис.5). Кнопка  позволяет включать дополнительную фильтрацию (Рис. 6).

Способы погашения задолженности

В программе «ST Мобильная Торговля» предусмотрены два способа приема наличных: на конкретную накладную и без указания основания.

1. Допустим, подходят к концу сроки оплаты за товар, отгруженный 7 февраля. И клиент хочет в первую очередь закрыть именно этот долг. Кликнув по выбранной накладной, перейдем в окно приема денежных средств. Вносимую сумму можно набрать вручную на калькуляторе. Если мы нажмем кнопку , система автоматически подставит долг по этой накладной (Рис.7). Проверим цифры, и, если все верно, подтвердим наше решение кнопкой «Ок» в нижней части окна. Программа зафиксирует поступление денежных средств и изменит статус накладной. В главном окне документа ПКО внесенная сумма будет подсвечена зеленым цветом. ( Рис.8). При следующем обмене данными информация о внесении денежных средств и погашении конкретной накладной будет передана в учетную систему.

2. Чтобы внести деньги без указания основания и конкретной накладной, нажмем кнопку в панели инструментов документа ПКО. В окне приема средств введем сумму, переданную клиентом.

   Если мы установим флаг «Разнести по накладным» , то внесенные средства распределятся по накладным — от более ранних к более поздним. В нашем случае, переданных клиентом 4 тысяч рублей хватило на то, чтобы полностью погасить самый старый долг и частично — следующий за ним. (Рис. 9). Если мы уберем флаг «Разнести по накладным», при следующем обмене данными придет в УС без указания документа. Чтобы сохранить изменения в документе ПКО, нажмем изображение дискеты в информационной панели.

Итак, мы приняли деньги от торговой точки и внесли информацию об этом в систему. Заполненный приходный кассовый ордер сохранился в журнале документов (Рис.10). Общая информация о проведенных денежных операциях в разрезе накладных доступна в отчете «Касса». (Рис.11). Перейти в который можно из раздела «Отчеты» в главном меню программы «ST Мобильная Торговля». (Рис.12).

Конечно, автоматизация приема денег не избавляет дистрибьюторскую компанию от забот, связанных с организацией этого бизнес-процесса, безопасностью и материальной ответственностью агента. Но использование системы мобильной торговли позволяет сделать прозрачнее мутные потоки движения «налички», видеть поступления в реальном времени и постоянно контролировать торгового представителя.