Когда дистрибьютор работает через десятки или сотни торговых партнеров, данные о продажах и остатках расходятся по разным базам, и свести их в единую картину вручную становится невозможно. DMS (Distributor Management System) — это класс систем, которые решают именно эту задачу: собирают данные от всех дистрибьюторов в одном месте и дают производителю единую картину канала продаж. Разбираем, зачем DMS нужна дистрибьютору, по каким критериям ее выбирать и как прошел выбор и внедрение DMS в компании Splat.
Анна Морина, Splat: выбор DMS и организация внедрения
Зачем дистрибьютору DMS
DMS решает задачу, с которой не справляется учетная система одного дистрибьютора: консолидацию данных сразу от многих партнеров сбыта в едином формате. Без такой системы производитель видит только то, что ему передает каждый дистрибьютор отдельно, обычно с разной степенью детализации и в разном виде, и не может быстро сравнить регионы, каналы или конкретные точки между собой. Готовое решение такого класса у Системных Технологий — ST Full DMS.
DMS часто путают с SFA (Sales Force Automation): SFA автоматизирует работу конкретного полевого сотрудника, торгового представителя или мерчандайзера, а DMS работает уровнем выше, на стороне производителя, и объединяет данные от целой сети дистрибьюторов, у каждого из которых может быть своя собственная SFA-система.
Критерии выбора DMS
При выборе DMS стоит оценивать систему сразу по нескольким направлениям, не ограничиваясь только ценой лицензии.
Функциональность под задачи компании: список нужных возможностей стоит прописать заранее, до начала поиска вендоров, и затем сверять предложения именно с этим списком.
Интеграция с 1С и учетными системами: DMS должна подключаться к уже работающей у компании учетной системе без ее полной замены, иначе стоимость проекта резко вырастет.
Масштабируемость: система должна выдерживать рост числа дистрибьюторов, регионов и объема данных без переезда на другую платформу через пару лет.
Готовность к доработке: у любой компании находятся специфические процессы, которые типовой функционал не покрывает, поэтому важно заранее понимать, готов ли вендор дорабатывать систему и с какой скоростью.
Совокупная стоимость владения: помимо цены внедрения стоит считать стоимость поддержки, доработок и обучения пользователей на годы вперед.
Этапы внедрения DMS
Типичный проект внедрения DMS проходит через несколько последовательных этапов: выбор вендора по заранее определенным критериям, выгрузку и перенос данных от дистрибьюторов в новую систему, настройку интеграций с учетными и корпоративными системами, обучение пользователей и, наконец, переход в режим постоянной эксплуатации с доработками по обратной связи. Сроки сильно зависят от масштаба сети: чем больше дистрибьюторов и источников данных нужно подключить, тем длиннее цикл внедрения.
Похожий по логике процесс выбора системы, хотя и на стороне SFA вместо DMS, проходила компания «Вимм-Билль-Данн» в Казахстане: тендер там тоже строился вокруг заранее сформулированных требований к интеграции с уже работающей учетной системой.
Чек-лист вопросов вендору DMS
Перед тем как подписывать контракт с вендором DMS, полезно получить прямые ответы на несколько вопросов.
Какой у вендора опыт внедрений в компаниях сопоставимого масштаба и отрасли?
Как система интегрируется с текущей учетной системой без ее замены?
Что происходит с проектом, если нужно отключить старую систему и запустить новую без остановки канала продаж?
Как быстро вендор реализует индивидуальные доработки и на каких условиях?
Какая поддержка предоставляется после запуска и сколько она стоит в пересчете на пользователя?
Можно ли протестировать систему на пилотной группе дистрибьюторов до полного роллаута?
Опыт Splat: выбор DMS и организация внедрения
Один из показательных примеров такого выбора — проект компании Splat, крупного российского производителя средств по уходу за полостью рта. О том, как проходил выбор и запуск DMS, рассказывает Анна Морина, директор по цифровому развитию Splat Global.
При выборе DMS в Splat рассматривали вендоров из России и стран СНГ, при этом функциональные требования к системе прописали заранее, до начала поиска:
«При выборе DMS мы рассматривали вендоров из России и стран СНГ. Еще до начала поиска прописали все те функции, которыми должна обладать система, и искали производителей под эти потребности. К выбору системы привлекли основных бизнес-заказчиков, которые были глубоко погружены в функционал предлагаемых систем».
Часть вендоров отсеялась уже на этапе поиска из-за отсутствия критичного для Splat функционала. С оставшимися компания вела переговоры о возможности доработки системы под нужный результат, и в итоге остановилась на разработчике из Калининграда, чье предложение оказалось наиболее полным. Похожим путем прошла и замена уже работавшей DMS: подробнее об этом продолжении проекта Splat можно почитать в материале про цифровую экосистему компании.
Организацию работы с командой вендора Морина описывает так:
«С командой вендора преимущественно взаимодействовали удаленно. В мессенджере создали несколько тематических чатов по разным вопросам внедрения, чтобы не было путаницы в работах. Был один главный чат, где обсуждали трудности и прогресс. В ходе работ на две недели был приглашен архитектор со стороны вендора для более глубокого понимания наших процессов».
На этапе запуска и следующих трех месяцев для всех пользователей системы (около 160 человек) еженедельно проводили вебинары с разбором изменений и сбором обратной связи, на основе которой формировались новые задачи и корректировки в системе. Проект получил признание индустрии: в 2019 году Splat и Системные Технологии стали победителями конкурса «Проект года» GlobalCIO в номинации «Управление маркетингом и продажами».
Частые вопросы
Чем DMS отличается от SFA?
SFA автоматизирует работу полевого персонала конкретной компании: торговых представителей, мерчандайзеров, супервайзеров. DMS работает на стороне производителя и консолидирует данные сразу от многих независимых дистрибьюторов, у каждого из которых может быть собственная SFA-система.
Сколько времени занимает внедрение DMS?
Сроки сильно зависят от масштаба сети дистрибьюторов и количества источников данных, которые нужно подключить: от пары месяцев для точечного запуска до значительно более долгих сроков при глобальном масштабировании на десятки стран.
Можно ли заменить DMS без остановки продаж?
Да, но это требует отдельного планирования: переключение потоков данных со старой системы на новую обычно проводят в сжатое окно, буквально за один день, чтобы канал продаж не простаивал.
