Маршрутный лист торгового представителя: как составить и где взять образец

Маршрутный лист торгового представителя это его план визитов на день, неделю или месяц: какие торговые точки посетить, в каком порядке и как часто и посетить. Маршрутный лист также подтверждает разъезды, если компания компенсирует сотруднику расходы на дорогу. Коротко:

• в маршрутном листе ТП указывают точки, категорию и порядок посещения, план и факт визитов, расходы на проезд;
• в практике внедрений точки категории A посещают около двух раз в неделю, B раз в неделю, C раз в две недели;
• образец маршрутного листа в .xlsx можно скачать ниже и сразу заполнить под свою территорию.

Скачать шаблон маршрутного листа

Что такое маршрутный лист торгового представителя

Маршрутный лист торгового представителя (ТП) решает две задачи. Первая и главная: планирование визитов. Документ задает, в какие торговые точки (ТТ) сотрудник едет в каждый день цикла маршрута, в каком порядке и что должен сделать на месте. Супервайзер по маршрутному листу видит загрузку команды и сравнивает план с фактом.

Вторая задача: подтверждение разъездов. У торгового представителя разъездной характер работы, и по ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работодатель возмещает таким сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками: на проезд, наем жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные с его разрешения. Размеры и порядок возмещения компания закрепляет в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Маршрутный лист с отметками о визитах служит основанием для такой компенсации расходов. Маршрутный лист часто путают с путевым листом, хотя документы решают разные задачи. Путевой лист относится к логистике: он оформляется на транспортное средство организации по правилам приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023, действует до 1 марта 2029 года) и фиксирует пробег и расход топлива. Маршрутный лист отражает работу продаж: какие точки, в каком порядке и зачем посещает сотрудник. Его форму компания утверждает сама.

Что указать в маршрутном листе торгового представителя

Единой обязательной формы маршрутного листа нет, поэтому состав полей определяет компания. Удобно, когда один документ закрывает обе задачи: по нему ТП работает в течение дня, а бухгалтерия считает компенсацию. Минимальный набор полей приведен в таблице.

На практике маршрутный лист часто сводится к списку точек с днями посещения и порядком обхода, без карты, задач визита и подписей. Опытный ТП, который годами работает на одной территории, справляется и так. Новому сотруднику с таким списком тяжело: последовательность есть, а понять, как добраться от точки к точке без лишних кругов, приходится самому. Факт визитов лучше вносить сразу, на бумаге или в мобильном приложении. Эти данные пригодятся и для оценки работы: выполнение маршрута обычно входит в KPI торгового представителя наряду с планом продаж и Strike Rate.

Как спланировать маршрут торгового представителя

Маршрутный лист ТП строится в семь шагов.

1. Разделите точки на категории. Чаще всего точки делят по объему продаж на A, B, C, иногда добавляют D. Встречаются и другие признаки: тип точки, удаленность и труднодоступность. Отдельно выделяют акционные и сезонные точки, у которых категория меняется по ходу года. Категория определяет приоритет точки в маршруте.
2. Задайте частоту визитов и цикл маршрута. У торговых представителей чаще всего двухнедельный цикл, у мерчандайзеров недельный.
3. Учтите время на визит и переезды. Визит в крупную точку с аудитом полки и промо длится дольше, чем быстрый заказ. Что входит в визит, разобрано в статье про шаги визита торгового представителя.
4. Задайте минимальное и максимальное число визитов в день. ТП на автомобиле обычно посещает от 15 до 25 точек в день, мерчандайзер до 10, пеший сотрудник на своем районе 6–7.
5. Сгруппируйте точки по географии и задайте точку старта. В миллионнике или области день лучше начинать от дома или офиса и заканчивать ближе к ним, чтобы сотрудник не стоял в пробках на обратной дороге.
6. Учтите графики сотрудников и точек. Отпуска, больничные, договоренности с точками о днях и часах визита.
7. Пересматривайте маршрут по факту. Поводы: изменение штата, смена категории точки по объему продаж, сезонные и акционные точки, новые и закрытые точки.

Частота визитов в таблице усреднена по проектам внедрения ST Atlas. У каждой компании своя градация, поэтому значения стоит проверить по итогам первого цикла.

Из практики. Частая ошибка ручного маршрута: супервайзер заполняет рабочий день только временем визитов и не закладывает переезды. На бумаге все сходится, а в жизни сотрудник, чтобы успеть, сокращает визит ниже стандарта и фактически крадет время у торговой точки. Когда такие маршруты пересчитывают с учетом дороги, в день помещается меньше точек, зато каждая получает положенное время.

Образец маршрутного листа торгового представителя

Образец построен по той же логике, что и автоматическая маршрутизация: цикл маршрута, частота визитов, приоритет точки, время на визит, минимальное и максимальное число визитов в день. Шаблон в формате .xlsx состоит из двух листов.

• «План визитов на неделю». Точки, категория, частота, приоритет, время на визит и порядок посещения. По этому листу ТП работает в течение дня, а супервайзер проверяет загрузку.
• «Маршрутный лист для отчета о разъездах». Дата, точки, пробег или стоимость проезда, подписи. Этот лист передают в бухгалтерию для компенсации расходов.

Чтобы начать, внесите точки своей территории, проставьте категории и частоту, затем распределите визиты по дням с учетом географии. Формулы в шаблоне посчитают число визитов, время на визиты и переезды за каждый день и подсветят дни, где визитов меньше минимума или больше максимума. Скачать образец маршрутного листа (.xlsx)

Как автоматизировать маршрутный лист

Excel справляется, пока точек немного и маршрут меняется редко. Если категории, территории и состав команды меняются каждый месяц, ручное составление маршрутов занимает у супервайзера пару дней. Вторая проблема: опытный супервайзер держит территорию в голове и помнит, где железнодорожный переезд, а где платная дорога. Когда он увольняется, логика маршрутов уходит вместе с ним. ST Atlas создан для маршрутизации в FMCG.

Большинство решений на рынке рассчитаны на доставку и грузоперевозки, а маршрут торгового представителя устроен иначе: приоритеты точек, частота визитов, цикл, графики сотрудников и точек, окна посещения. Все это система учитывает, как и точки старта и завершения дня. Супервайзер или роут-инженер видит сотрудников по оргструктуре и их территории на карте, запускает расчет и получает маршрут на весь цикл. Расчет занимает около двух минут, с проверкой на карте около десяти. Система не ставит в день больше визитов, чем помещается в рабочее время, и цветом показывает перегруженные дни. Маршрут можно поправить вручную и выгрузить в ST «Чикаго», откуда он попадает в мобильное приложение ТП при утреннем обмене данными, или в Excel.

Кроме маршрутов, ST Atlas помогает оптимально нарезать территории: подсвечивает сегменты и предлагает перекинуть точки на границах.

Из практики. В расчетах на данных клиентов среднедневной пробег ТП сокращался со 108 до 62 км, а в другом проекте с 234 до 82 км. При тех же условиях посещения в двухнедельном цикле освобождалось от половины до полутора дней. Это время можно отдать приоритетным точкам или визитам развития, а меньший пробег снижает компенсацию на топливо. В реальной работе добавляются ограничения, поэтому эффект обычно немного скромнее.

Так работает оптимизация маршрутов торговых представителей в ST Atlas. Система сокращает время на маршрутизацию до 90%, снижает число лишних перемещений на 30% и увеличивает покрытие территории на 30% без найма новых сотрудников. Рассчитать маршруты для вашей территории

Вопросы о маршрутном листе торгового представителя

Как составить маршрутный лист ТП?

Составьте список точек территории, разделите их на категории A, B, C и задайте каждой частоту визитов. Затем оцените время на визит и переезды, задайте лимит визитов в день, точку старта и сгруппируйте точки по географии. В маршрутный лист внесите план по дням, а после визитов отметьте факт и расходы на проезд.

Чем маршрутный лист отличается от путевого?

Путевой лист решает задачи логистики: оформляется на транспортное средство организации по правилам приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 и фиксирует пробег и расход топлива. Маршрутный лист фиксирует визиты сотрудника в торговые точки и подтверждает разъезды для компенсации расходов по ст. 168.1 ТК РФ. Его форму компания утверждает сама.

Как часто посещать точки разных категорий?

В практике внедрений ST Atlas точки категории A посещают около двух раз в неделю, B около раза в неделю, C раз в две недели. Точки D посещают раз в месяц или реже, а некоторые компании не ходят в них вовсе. У каждой компании своя градация, поэтому частоту проверяют по итогам первого цикла.

Сколько точек ТП посещает за день?

Торговый представитель на автомобиле обычно посещает от 15 до 25 точек в день. У мерчандайзера до 10 точек, у пешего сотрудника на своем районе 6–7. Точное число зависит от времени на визит и переезды: вычтите из рабочего дня время на дорогу и разделите остаток на среднюю длительность визита.

Об авторе

Елена Куренкова, менеджер проекта ST Atlas. Проводит для клиентов демо и дата-демо: строит маршруты на реальных территориях компаний FMCG с учетом их категорий точек, частоты визитов и ограничений, а затем сравнивает результат с текущими ручными маршрутами.