Решение проблем дистрибуторской сети: опыт автоматизации SFA

Автоматизация продаж помогает производителю управлять дистрибуторской сетью, когда торговые представители работают на маршрутах, заказы нужно быстро передавать в офис, а руководству требуется контролировать полевую команду и видеть актуальные данные по продажам. Решение проблем дистрибуторской сети в таком случае затрагивает сразу несколько процессов: сбор заказов, контроль работы агентов, консолидацию информации и аналитику.

Один из примеров такого подхода реализовал холдинг ABI PRODUCT. В 2008 году компания начала автоматизацию собственной дистрибуторской сети с помощью SFA-системы. Участники проектной команды рассказали, какие задачи стояли перед компанией, как выбиралось решение и какие особенности пришлось учесть при внедрении.

Какие проблемы дистрибуторской сети требовали автоматизации

ABI PRODUCT производит мясоколбасную продукцию и замороженные полуфабрикаты. Для такого бизнеса скорость обработки заказа особенно важна: продукция должна как можно быстрее попасть со склада в торговую точку.

До внедрения SFA-системы торговые представители большую часть рабочего дня проводили на маршрутах. Срочные заказы приходилось передавать операторам по телефону, а заполненные заявки могли поступать в офис только после возвращения сотрудника.

У такого процесса было несколько очевидных недостатков:

• Риск ошибок при передаче заказа: оператор мог неверно услышать количество или наименование товара.
• Задержка отгрузки: если заявка попадала в офис вечером, ее обработка переносилась на следующий рабочий день.
• Ограниченный контроль полевой команды: руководители не могли постоянно отслеживать работу торговых представителей.
• Разрозненные данные: информацию о продажах и работе сети требовалось собирать и консолидировать вручную.

Антон Зарослов, начальник отдела управления проектами корпоративного центра ABIGROUP, описывал исходную ситуацию так:

– Все знают, что мясопродукты – товар скоропортящийся, поэтому их нужно распределять со складов как можно быстрее. И продавцы хотят, чтобы продукция поступила в торговую точку через несколько часов после оформления заказа.

Одной из ключевых задач поэтому стала передача заказа непосредственно с маршрута.

Как SFA ускоряет сбор и передачу заказов

Мобильная часть системы «ST – Мобильная торговля» была предназначена для работы торгового представителя на маршруте. Заказ формировался непосредственно в мобильном устройстве и мог передаваться онлайн.

Такой подход сокращал количество ручных операций:

• торговый представитель оформлял заказ непосредственно в торговой точке;
• система позволяла получить актуальные остатки на складе;
• товар можно было зарезервировать без дополнительной передачи информации оператору;
• сокращался ручной ввод данных;
• уменьшалось количество ошибок при обработке заявки.

Для компании с большим количеством торговых точек это влияло не только на скорость работы отдельного агента, но и на весь цикл от заказа до отгрузки.

Как автоматизация помогает контролировать торговых представителей

Сбор заказов был только одной частью проекта. Руководству также требовалось понимать, как торговые представители работают на маршрутах.

В мобильной системе фиксировались:

• время начала и окончания работы в торговой точке;
• GPS-координаты;
• выполнение основных операций;
• результаты взаимодействия с конкретным клиентом.

Это давало руководителям возможность контролировать полевую работу удаленно. Система также учитывала права сотрудника, историю взаимоотношений с клиентом, отсрочки и финансовые лимиты при выполнении операций.

Таким образом, контроль переставал зависеть исключительно от отчетов самого сотрудника. Данные о выполнении маршрута формировались непосредственно в процессе работы.

Как SFA объединяет данные дистрибуторов и филиалов

Для управления сетью недостаточно получать отдельные заказы от торговых представителей. Руководству необходима консолидированная картина: отгрузки, остатки, дебиторская задолженность и продажи по регионам и рынкам сбыта.

Офисная часть решения ST-Чикаго использовалась для сбора информации от мобильных устройств, дистрибуторов и филиалов и ее консолидации в центральном офисе. На основе накопленных данных формировались отчеты и выполнялся многомерный анализ.

Для распределенной дистрибуторской сети это особенно важно: чем больше площадок и участников процесса, тем сложнее получать единые показатели вручную.

Аналитическая составляющая сегодня может использоваться отдельно от оперативного контура.

Какие особенности нужно учитывать при автоматизации дистрибуции

Универсальной конфигурации SFA для всех производителей не существует. Бизнес-процессы зависят от ассортимента, структуры сети, схемы работы с дистрибуторами и особенностей учета.

В проекте ABI PRODUCT потребовалось адаптировать систему сразу под несколько специфических задач.

Учет товара в разных единицах

Заказ мясной продукции обычно оформляется в понятных продавцу единицах: палках, батонах или ящиках. При этом стоимость и учет продукции ведутся в килограммах.

Для ABI PRODUCT в «ST-Чикаго» реализовали автоматическую конвертацию единиц. Торговый представитель мог работать с привычным представлением товара, а система переводила значения в единицы, необходимые для учета.

Работа с несколькими дистрибуторами

Разные товарные группы могли обслуживаться разными дистрибуторами. Например, замороженные полуфабрикаты и мясоколбасная продукция могли храниться и отгружаться через разные площадки.

Для этого в системе использовался «переводной заказ». Торговый представитель мог оформить заказ в одной торговой точке сразу на несколько товарных групп, а система распределяла его между соответствующими дистрибуторами.

На мобильном устройстве при этом были доступны данные по каждому дистрибутору:

• номенклатура;
• остатки;
• взаиморасчеты;
• другие необходимые сведения.

Контроль выкладки продукции

Для мясной продукции соблюдение стандартов выкладки может напрямую влиять на продажи. Поэтому в мобильном приложении торгового представителя использовалась эталонная планограмма.

Сотрудник мог сравнивать фактическую выкладку с установленным стандартом, а фотоотчет позволял передавать информацию о нарушениях менеджерам.

Как компания выбирала SFA-систему

Перед поиском поставщика ABI PRODUCT сначала сформировала подробное задание на проектирование. В него вошли требования к функциональности и бизнес-процессам будущей системы.

Затем проектная команда провела закрытый тендер среди российских поставщиков систем автоматизации торговли. После того как в финал вышли два решения, компания решила не ограничиваться презентациями и организовала параллельные пилоты.

В конце 2008 года на базе дистрибутора во Владимире одновременно тестировались две системы. Проектная команда наблюдала за всеми этапами: от предпроектного обследования до запуска торговой команды.

По итогам пилота компания выбрала программно-аппаратный комплекс «ST – Мобильная торговля. Чикаго», разработанный ГК «Системные Технологии».

Такой подход позволил оценить не только функциональность решений на бумаге, но и то, насколько они соответствуют реальным процессам дистрибуторской сети.

Почему внедрение SFA требует перестройки бизнес-процессов

Даже подходящая система не устраняет организационные сложности автоматически. В ABI PRODUCT столкнулись с необходимостью постепенно менять устоявшиеся процессы и стандартизировать работу разных площадок.

На первом этапе компания стремилась быстро подключать новых дистрибуторов. Затем темп внедрения снизили, чтобы уделить больше внимания подготовке площадок, стандартизации процессов и расширению функциональности.

Антон Зарослов отмечал:

– Но встраивание в устоявшиеся бизнес-процессы всегда происходит «со скрипом». Сначала мы погнались за сроками. У нас были наполеоновские планы: подключать нового дистрибутора каждую неделю.

К завершению описываемого этапа проект охватил более 20 регионов, а системой пользовались более 300 сотрудников.

Что дает автоматизация дистрибуторской сети

Опыт ABI PRODUCT показывает, что решение проблем дистрибуторской сети с помощью SFA затрагивает не одну операцию, а несколько связанных процессов.

Основные результаты автоматизации:

• Быстрее обработка заказов: торговый представитель передает заявку непосредственно с маршрута.
• Меньше ручного ввода: данные не требуется повторно переносить из бумажной или телефонной заявки.
• Выше прозрачность полевой работы: руководство получает данные о визитах, времени и выполнении операций.
• Единые данные по сети: сведения от дистрибуторов и филиалов консолидируются в центральном контуре.
• Больше возможностей для аналитики: продажи и другие показатели можно анализировать по регионам, рынкам сбыта и другим разрезам.
• Учет специфики бизнеса: систему можно адаптировать под разные единицы измерения, товарные группы и схемы работы с дистрибуторами.

Автоматизация в этом случае становится частью единой системы управления продажами: мобильный сотрудник получает инструмент для работы на маршруте, менеджер видит результаты его работы, а центральный офис получает консолидированные данные для контроля и анализа.

Итоги проекта автоматизации

Проект ABI PRODUCT начался с конкретных проблем: задержек при передаче заказов, ограниченного контроля торговых представителей и сложности консолидации информации от распределенной сети.

SFA-система позволила перенести значительную часть этих операций в цифровой контур. Заказы стали передаваться непосредственно с маршрутов, работа торговых представителей фиксировалась системой, а данные от разных участников сети поступали в центральный офис для дальнейшего анализа.

При этом внедрение показало важный принцип для подобных проектов: автоматизировать нужно не только отдельную операцию, но и связанные с ней процессы. Чем больше дистрибуторов и торговых команд подключается к системе, тем важнее единые правила работы, качество данных и последовательная стандартизация процессов.