Efes Rus: контролировать четверть миллиона холодильников — Антон Толстоногов

Текст: Татьяна Беспалова, Марина Кислинская

«Общая стоимость холодильного оборудования компании Efes Rus исчисляется миллиардами рублей. Оперативное отслеживание судьбы каждой единицы — это огромный потенциал для снижения затрат, возможность быстро получать возмещение за утраченные холодильники».

Несмотря на это, долгое время аналитики Efes Rus были вынуждены оперировать приблизительными данными.

«Конечно, все оборудование было внесено в систему учета, позволяющую определить нахождение оборудования вплоть до конкретной торговой точки и склада. Мы обеспечивали сервисное обслуживание и ремонт, отслеживали перемещения. Но эти операции велись на локальном уровне, общей консолидированной и актуальной картины у нас не было. После того, как мы провели несколько общих инвентаризаций, результаты которых не удовлетворяли наши потребности, стало понятно, что единственный выход — это технологии».

Сезон учета холодильников

В конце 2014 года компания Efes Rus начала масштабную автоматизацию дистрибуторской сети и торговых агентов на базе российской SFA-системы «ST- Чикаго» от разработчика «Системные Технологии». По словам Антона Толстоногова, проектная команда рассчитывала, что этот программный продукт также станет платформой для автоматизации смежных процессов.

«Мы решили инвентаризировать холодильники руками сотрудников, работающих «в полях». Запустить и завершить задачу нужно было до «высокого» сезона, чтобы не перегружать персонал, когда перед ним и так много задач. Сроки были более чем жесткими: месяц на доработку стандартного функционала по учету POSM, два с половиной месяца — на охват 80% оборудования на складах и в торговых точках по всей стране.

Параллельно с доработками ПО мы создали регламенты по изменению норм учета оборудования. Каждому холодильнику присваивался новый баркод обязательно с сохранением старого».

Две минуты на инвентаризацию

Рабочий инструмент представителей Efes Rus — планшет, на котором стоит мобильное приложение «ST-Чикаго». С его помощью персонал собирает заказы, проводит мерчандайзинг, делает фотоотчеты и контролирует дебиторскую задолженность. В 2015 году у «полевых» сотрудников появилась еще одна обязательная задача.

«Мы сделали инвентаризацию первым и обязательным шагом в торговой точке. Найди холодильники, просканируй или замени баркод — и только тогда сможешь перейти к другим задачам. Процесс был совсем не трудоемким, сотрудник тратил на инвентаризацию около одной-двух минут.

После сканирования новый код «призывался» к старому, и информация попадала в систему. У нас много оборудования, оно разное, поэтому мы предусмотрели несколько диапазонов баркодов для каждой категории холодильного оборудования».

Ошибки? Всего 0,1%

Для сканирования баркодов сотрудники Efes Rus использовали встроенные камеры планшетов. По словам Антона Толстоногова, это обстоятельство вызывало у проектной команды некоторые опасения:

«Мы переживали, что многие баркоды будут считываться неверно. Но погрешность составила всего 0,1% — это около 300 холодильников. Причем, часть отклонений мы выявили в процессе баркодирования: за каждым «полевым» сотрудником был закреплен список выданных баркодов. И московский код не мог появиться где-нибудь в Сибири.

Наши специалисты видели прогресс по каждой территории, видели, сколько холодильников еще не инвентаризировано. Благодаря инструменту контроля наши представители не расслаблялись, держали темп.

В итоге мы пробаркодировали 97% оборудования за 3,5 месяца. Это не просто новая наклейка на холодильнике. Мы убедились в том, что оборудование стоит в точке, что в системе оно отражено корректно.

Оставшиеся 3% — это сложные случаи: потери, проблемы с переучетом, контрагенты, прекратившие деятельность. Они будут обрабатываться в ручном режиме».

Поставить на поток

Сейчас Efes Rus запускает процесс постоянного контроля холодильного оборудования. Антон Толстоногов говорит, что оборудование в точках проверяется при каждом визите, а на складах – раз в квартал.

«Если вдруг сотрудник обнаружил в магазине «неопознанный» холодильник Efes Rus, он сам вносит его в систему. Затем в дело вступает определенный регламент, следуя которому наши специалисты разбирают эту ситуацию. Мы сразу выявляем потери: агент указывает факт наличия или отсутствия оборудования в точке. Если по системе холодильник должен быть, а его нет, мы по «горячим» следам разбираемся, где он находится.

Парк большой, поэтому в учете могут быть ошибки, например, неверно указанная модель холодильника. Все расхождения агент фиксирует с помощью мобильного приложения. Затем информация придет к специалисту, который после проверки скорректирует эти данные в системе».

Перспективные направления

Точные данные об оборудовании позволят повысить эффективность проектов по трейд-маркетингу и мерчандайзингу, уверен Антон Толстоногов.

«С помощью модуля инвентаризации мы контролируем состояние оборудования. Зная, что оборудование в точке действительно работает, можно измерить эффективность трейд-маркетинга. Чтобы поддерживать холодильник в рабочем состоянии и вовремя ремонтировать, в модуль инвентаризации добавили сервисные заявки на ремонт и анкету оборудования. И, самое главное: теперь мы можем сказать, что холодильное оборудование EfesRus стоит в правильном месте».