Качественное управление продажами на территории невозможно без подробной информации о продажах партнеров: дилеров и дистрибьюторов. Такие продажи в отрасли принято называть вторичными, в отличие от первичных отгрузок от производителя дистрибьютору. Дистрибуция и контроль остатков на складах партнеров — две стороны одной задачи: без регулярных данных о том, что и как продает партнер, и без контроля его складских остатков компания фактически не видит, что происходит с ее продукцией на территории после первичной отгрузки.
Дистрибуция и контроль остатков: как получать данные от партнеров
Зачем нужны данные о вторичных продажах
Чтобы собирать и анализировать информацию по розничным клиентам и объемам продаж, сначала нужно договориться с партнером о регулярном предоставлении данных. Периодичность обычно устанавливается на уровне раз в месяц или раз в неделю: например, каждое первое число месяца партнер присылает отчет о продажах за предыдущий период. Отчет по продажам при этом должен дополняться отдельным отчетом по остаткам на складах, без него данные о продажах невозможно перепроверить.
Как сделать отчетность обязательной для партнера
Регулярное предоставление данных редко происходит само собой: чтобы партнер действительно присылал отчеты вовремя, эту обязанность стоит закрепить в статусе торгового партнера наряду с другими требованиями, например выполнением минимального объема закупок. Соблюдение таких обязательств имеет смысл вознаграждать: партнер с подтвержденным статусом получает специальную цену на продукцию и дополнительную мотивацию. Подробнее о вариантах мотивационных схем и условиях присвоения статусов партнерам можно почитать в книге Татьяны Сорокиной «Система дистрибуции. Инструменты создания конкурентного преимущества».
Какие поля должны быть в отчете о продажах
Форму представления данных, в том числе детализацию по сегментам клиентов, определяет сам поставщик. Важный нюанс: в учетной системе дистрибьютора почти наверняка уже есть собственная сегментация розничных клиентов, поэтому нужно заранее дать партнеру полное описание каждой группы клиентов поставщика и убедиться, что данные о продажах попадают в правильную категорию вместо сегментации на усмотрение самого партнера. Для однозначного сопоставления товарных позиций поставщик передает партнеру справочник кодов продукции.
В информационном файле дистрибьютора данные о продажах обычно представлены в разрезе следующих полей:
- Юридическое наименование клиента: точки, куда продан товар.
- Код клиентской группы или канала: на основе сегментации, заданной поставщиком.
- Населенный пункт и субъект федерации: география точки.
- Фактический адрес: улица, дом и другие детали.
- Наименование или вывеска точки.
- Код продукции: по справочнику поставщика.
- Объем отгруженной продукции: в натуральных показателях, например килограммах или декалитрах.
- Цена за единицу продукции.
- Дата отгрузки.
Объединяя такие данные от всех партнеров в единой системе, компания получает представление об активной клиентской базе на территории, которая реально работает с продукцией. Сравнение этой фактической отчетности с данными о потенциальной активной клиентской базе региона, на основе которой изначально строились планы продаж, показывает реальный уровень проникновения в регион и помогает ставить дальнейшие цели по его развитию.
Зачем нужен отдельный контроль остатков на складах партнеров
Отчет по остаткам на складах дистрибьюторов и дилеров не менее важен, чем отчет по продажам, и решает сразу несколько задач. Во-первых, отсутствие продукции на складе партнера в сезон означает, что он будет продавать продукцию конкурентов вместо вашей, а регулярный мониторинг остатков позволяет заметить и предотвратить такую ситуацию заранее. Во-вторых, данные по складским остаткам дают возможность дополнительно проверить достоверность отчета по продажам: если поставщик задает нормативы остатков, отчет о фактических остатках становится базовым способом такой проверки. Дополнительно к регулярной отчетности стоит проводить периодические инвентаризации силами менеджеров поставщика, чтобы убедиться, что присылаемые партнером отчеты соответствуют реальности на складе.
Как автоматизировать сбор данных от множества партнеров
Собирать данные о продажах и остатках вручную от каждого дистрибьютора, да еще и в разных форматах, сложно масштабировать: чем больше партнеров в сети, тем выше риск ошибок и расхождений при ручной консолидации. Для сбора и контроля данных sell-in и sell-out от множества партнеров в комплексе продуктов Системных Технологий используется ST Full DMS.
Частые вопросы
Чем вторичные продажи отличаются от первичных?
Первичные продажи — это отгрузки от производителя дистрибьютору, а вторичные — это уже продажи самого дистрибьютора конечным розничным точкам, именно они показывают реальное движение товара на территории.
Можно ли обойтись только отчетом по продажам без отчета по остаткам?
Не стоит: без данных об остатках сложно перепроверить достоверность отчета о продажах и вовремя заметить риск дефицита продукции на складе партнера в сезон.
Как заставить партнера присылать отчетность регулярно, если это не прописано в договоре изначально?
Обычно это решается через систему статусов: регулярную отчетность закрепляют как обязательное условие статуса партнера наряду с объемом закупок, и это условие не оставляют на усмотрение самого дистрибьютора.
