Вопрос
Торгпреды нашей компании принимают от точек «наличку». Есть подозрения, что некоторые из них «прокручивают» деньги — вносят оплаты в кассу с опозданием. Поймать за руку пока никого не удалось. Что делать в такой ситуации?
Ответ:
Наличие у сотрудников потенциальной возможности использовать деньги компании показывает, что управление взаиморасчетами у вас еще на зачаточном уровне. Пока актуальными данными о долгах и оплатах владеют только сами «торговые», вы будете вынуждены верить им на слово и рисковать. Наверняка вам известно: если агент принял в точке наличные и не подписал соответствующие документы, доказать факт передачи денег практически невозможно.
В вашем случае необходимо выстроить жесткую схему работы с «налом». Как минимум, обязать агентов ежедневно сдавать деньги в кассу, регулярно устраивать «прозвон» точек, отслеживать дебиторскую задолженность, знать размер отсрочек для каждого магазина. Это позволит не только владеть ситуацией, но и уберет психологические предпосылки для возможных махинаций и краж. При приеме на работу избегайте «случайных» людей, требуйте рекомендации, обменивайтесь «черными» списками с другими дистрибьюторами вашего региона. В идеале, конечно, автоматизировать прием наличности в торговых точках. Например, в программе «ST Мобильная Торговля» этот функционал реализован с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Подробная информация о работе с ним — в рубрике «Презентация» этого номера журнала.
Вопрос
Как выстроить управление взаиморасчетами, чтобы актуальной информацией о долгах, истории платежей, сроках кредитов владели все заинтересованные лица, от агента до руководителя отдела продаж?
Ответ:
Вам нужно автоматизировать работу полевых сотрудников при помощи программы, которая может обмениваться данными с учетной системой в режиме реального времени. Полевые сотрудники будут видеть всю нужную информацию в смартфонах, офисные — на своих компьютерах.
Например, программа «ST Мобильная Торговля» автоматически ведет отчеты «Долги», «Взаиморасчеты» и «Касса». Во время визита агенту доступна информация о движении денежных средств на текущий момент. Это дает ему твердую основу для переговоров с торговой точкой. В первую очередь, агент напомнит о непогашенных накладных: «забыли» — нередкая причина отсутствия отплат от «добросовестных должников». Затем уточнит дату планируемого перечисления, добавит комментарий — проверить поступление в УС при безналичном расчете, заехать в точку за деньгами при расчете «налом».
Многие дистрибьюторы отправляют магазины, просрочившие оплату, в так называемый «Стоп — лист»: не оплатил — товар не получил. В неавтоматизированных компаниях запрет на отгрузку может растянуться во времени. Например, точка отдала агенту некоторую сумму. Он сдаст ее в кассу вечером. В учетную систему информация о внесении попадет на следующий день. Торговый сделает заказ только во время следующего визита. В результате — точка неделю «сидит» без товара, продажи падают, планы не выполняются... Автоматизированный агент, получив деньги, заполняет документ «Приходный кассовый ордер» и отправляет его в учетную систему в режиме реального времени. Оператор видит приход и убирает магазин из «Стоп-листа». Все, долг погашен, можно делать заказ.
