Как получать эффект от небольших изменений в ИТ-проекте

На фоне сложных ярких проектов почти незаметны простые, но эффективные решения, которые есть в каждом клиентском кейсе. По оценке Сергея Максименко, CIO «Системных Технологий», компании используют возможности «ST Чикаго» в лучшем случае на 40%. И это при том, что в SFA-системе заложен огромный потенциал, и развивать его можно миллионами способов. Демонстрируем на опыте одной компании, как незначительная доработка функционала приносит ощутимый результат.

Паспорт проекта

Заказчик: один из ведущих российских производителей товаров с длительным сроком годности.

Система: «ST Чикаго DMS» (управление продажами в дистрибьюторском канале).

Дистрибьюторов в проекте: более 50.

Представленность продукции: более 40 000 ТТ по всей России.

Особенности проекта

Бизнес компании строится на продажах дистрибьюторов и зависит от качества работы «полевых» сил. Работу торговых партнеров контролирует небольшая группа региональных представителей, в их задачи также входит развитие территории и посещение торговых точек. Продукция компании характеризуется сниженной оборачиваемостью по сравнению с категорией food рынка FMCG и длительным сроком хранения. Поэтому частота визитов в торговые точки может составлять 1-2 в месяц.

В 2017 году компания автоматизировала дистрибуцию, чтобы получать качественную аналитику и управлять ситуацией в канале.

Общие итоги внедрения системы «ST Чикаго DMS»:

1. Достоверная отчетность, благодаря которой компания понимает реальные объемы продаж.

2. Качественное планирование трейд-маркетинговых бюджетов. Корректные данные о продажах позволяют рассчитать объем инвестиций в промоакции. При этом производитель не только видит рост продаж по акциям, но и минимизирует негативные последствия ценового промо.

3. Новая система мотивации дистрибьюторов, основанная на корректных данных. Дистрибьюторы получают обоснованные бонусы за выполнение плана продаж по торговым представителям.

Разделение клиентской базы

После введения в контур проекта первых партнеров, компания начала формировать актуальную клиентскую базу. Одной из первых задач было разделение торговых точек на категории по признаку «активная» или «пассивная».

В компании пассивной принято считать точку, в которую не было продаж более трех месяцев. Чтобы разделить клиентскую базу, аналитики клиента стали опираться на информацию о дате последней продажи в ТТ, которая хранится в системе «ST Чикаго DMS». Но вручную сортировать 40 тысяч точек очень сложно, так как рынок подвижный и статусы точек постоянно меняются.

Клиент обратился к «Системным Технологиям» за доработкой. Задача была чисто техническая: автоматизировать разделение базы на активные и пассивные точки по признаку даты последней продажи. Мы добавили робота, который каждые 12 часов мониторит продажи, сверяется со статусом точки и при необходимости корректирует его.

Результаты

После формирования первой же отчетности аналитики сопоставили списки пассивных торговых точек и отчеты регионалов. Выяснилось, что среди ТТ, которые покупали товар очень давно (скажем, год назад), есть и те, которые якобы регулярно прорабатываются региональными представителями.

Отмечу еще один важный момент. Дистрибьютор не всегда вносит в свою базу данные о закрытии торговой точки. Анализ активности помогает головному офису компании выявлять такие факты, перепроверять их на местах и содержать клиентскую базу в актуальном состоянии.

Итак, путем несложной технической адаптации базового функционала DMS-системы компания приобрела ряд преимуществ:

1. Актуальную клиентскую базу в разрезах активная/пассивная ТТ.

2. Инструмент для опосредованного контроля собственных удаленных сотрудников без дополнительных инвестиций в автоматизацию и мониторинг.

3. Инструмент для воздействия на торговых партнеров. Отчетность позволяет проводить переговоры с дистрибьюторами более продуктивно.

Этот кейс подтверждает важность отчетности для бизнеса. Простое разделение точек на две категории позволило аналитикам увидеть дистрибуцию с новой точки зрения и использовать новую информацию для развития.