ROUST. Загрузка полевых сотрудников почти на 100% без сложных логистических систем

О компании

Roust — один из крупнейших производителей и дистрибьюторов алкогольной продукции в России и Восточной Европе. Компания управляет широкой полевой командой торговых представителей, работающих с современной и традиционной розницей по всей стране.

Управление маршрутами sales force — критически важный процесс: от качества маршрутизации напрямую зависит загрузка сотрудников, охват территорий и эффективность визитов.

Вызовы и цели проекта

Ручная маршрутизация не позволяла управлять эффективностью полей

До автоматизации супервайзеры составляли маршруты вручную — на карте, опираясь на данные из презентаций и отчётов. Процесс был трудоёмким и не давал гарантии результата: сложно было отслеживать эффективность маршрутов и их соответствие корпоративным стандартам. Понять, правильно ли сформирован маршрут, можно было только после того, как сотрудник уже выехал в поля.

Отсутствие единого инструмента управления маршрутами означало, что загрузка полевых сотрудников не контролировалась системно: часть территорий обрабатывалась неравномерно, часть торговых точек не соответствовала принципам RTM.

Цели проекта:

• Выстроить управление маршрутами на основе данных, а не ручных карт
• Обеспечить соответствие маршрутов принципам RTM
• Автоматически контролировать загрузку маршрута и загруженность сотрудника
• Дать супервайзерам инструмент для оперативного формирования и корректировки маршрутов
• Отслеживать эффективность визитов в режиме реального времени

Решения и используемые продукты

На первом этапе были классифицированы торговые точки современной и традиционной розницы. Каждой категории назначены нормативы по длительности и частоте визитов с учётом времени на перемещение. В SFA-системе «ST Чикаго» настроена формула автоматического расчёта «батарейки» — показателя загруженности маршрута. В 2020 году подключён веб-сервис «ST Супервайзер» для управления маршрутами в режиме одного окна.

Принцип батарейки

«Батарейка» — показатель загруженности маршрута, рассчитываемый автоматически: суммируется число торговых точек на территории сотрудника и временные показатели по каждой точке (с учётом дороги), результат делится на рабочее время за месяц в минутах. Показатель позволяет оценить реальную загрузку маршрута ещё на этапе его формирования.

Четыре отчёта контроля эффективности

Для контроля ключевых показателей по команде и сотрудникам настроены дашборды на базе четырёх оперативных отчётов:

• «Наполняемость маршрута». Мониторинг средней наполняемости, общего числа точек, числа точек вне RTM и загрузки по каждому сотруднику;

• «Доля посещённых ТТ по маршруту». Факт визита в каждую точку маршрута хотя бы один раз за период;;

• «Соответствие маршруту». Мониторинг точек, посещённых строго в назначенный день, накопительно по команде и сотруднику;

• «Оценка эффективности маршрута». Strike Rate, Strike Order Rate и Strike Visit Rate в удобном формате;

Этапы реализации

1. Категоризация торговых точек. Классификация ТТ современной и традиционной розницы, назначение нормативов по длительности и частоте визитов, учёт времени на перемещение.
2. Настройка батарейки. Разработка и внедрение формулы автоматического расчёта показателя загруженности маршрута в «ST Чикаго».
3. Подключение «ST Супервайзер». Запуск веб-сервиса для супервайзеров в 2020 году, настройка режима «одного окна» для формирования и планирования маршрутов.
4. Настройка аналитики. Разработка четырёх оперативных отчётов и дашбордов для контроля наполняемости, соответствия RTM и эффективности визитов.
5. Развитие совместно с «Системными Технологиями». Итерационное развитие «ST Супервайзер» под задачи Roust: новые отчёты, механики планирования, расширение функционала.

Результаты

Автоматизация супервайзеров стала для Roust точкой роста: компания сократила расходы на Sales Force и выстроила системное управление маршрутами. Сервис «ST Супервайзер» позволяет быстро формировать маршруты и наполнять их именно теми торговыми точками, которые нужны компании.
После внедрения компания получила:

• загрузку полевых сотрудников почти на 100% без дорогого логистического ПО;
• понимание эффективности маршрута на этапе формирования, а не после выезда в поля;
• системный контроль соответствия маршрутов принципам RTM;
• оперативные дашборды по Strike Rate, наполняемости и дисциплине визитов;
• сокращение ресурсов на ручное составление маршрутов супервайзерами.;