Управление проектами при внедрении SFA определяет, окупится ли автоматизация продаж и как быстро это произойдёт. «Системные Технологии» используют адаптированную методологию управления проектами: в её основе — многолетний опыт внедрения SFA-систем у производителей и дистрибьюторов FMCG, высокие компетенции проектных команд и мировые PM-практики, доказавшие свою эффективность.
Ниже — методология, процессы, этапы жизненного цикла проекта и типовые роли участников внедрения.
Каждая компания уникальна. При автоматизации мы настраиваем программные продукты и адаптируем их к бизнес-процессам заказчика. Чтобы система SFA быстро окупилась и начала приносить прибыль, в «Системных Технологиях» применяют адаптированную методологию управления проектами.
В работе проектных команд мы опираемся на гибкие технологии Agile и SCRUM, а сам проект ведём по международным стандартам PMI PMBOK и ISO 21500:2012. Такое сочетание позволяет быстро реагировать на изменения требований заказчика, не теряя контроля над сроками, бюджетом и качеством внедрения.
Управление проектом внедрения SFA мы разделяем на пять групп процессов. Они идут параллельно на всём протяжении работ — от предобследования до передачи системы на поддержку.
Формируем концепцию проекта и корректируем её по мере уточнения задач бизнеса, а затем ведём требования на разработку в течение всего проекта — так функциональность системы остаётся связанной с реальными потребностями заказчика.
Получаем и анализируем обратную связь от пользователей, проводим мероприятия по повышению качества, формируем и ведём реестр рисков, а при наступлении рисковых событий реагируем по заранее подготовленному сценарию.
Планируем работы и контролируем выполнение сроков, параллельно ведём бюджет проекта, чтобы заказчик видел фактические затраты на каждом этапе внедрения.
Формируем договор и поддерживаем его в актуальном состоянии, мониторим соблюдение условий и готовим отчётность по проекту.
Формируем требования к ресурсам заказчика и «Системных Технологий», организуем, мотивируем и контролируем проектную команду, а также системно работаем с ожиданиями заказчика на всех уровнях — от куратора до площадок дистрибьюторов.
Проект проходит три последовательных этапа: пилот, роллаут и развитие системы. У каждого — свой состав работ и свой критерий завершения.
Для достижения целей проекта необходимо эффективное взаимодействие трёх сторон: «Системных Технологий», заказчика и дистрибуторов. Особого внимания при запуске и эксплуатации SFA требует мотивация команды.
Пилот начинается с предобследования: формируем контуры проекта и уточняем требуемую архитектуру и конфигурацию. Затем следует подготовка и организация — готовим проектную документацию, презентуем проект команде и пилотным дистрибьюторам, выделяем ресурсы со стороны заказчика и исполнителя.
На этапе выполнения работ разворачиваем центральный модуль, готовим и проводим обучение, подключаем пилотные площадки. Финальная фаза включает тестовую эксплуатацию системы, сбор обратной связи и устранение замечаний, подведение итогов пилота и финализацию требований на роллаут.
Этап развертывания системы: внедряется основной функционал в центральном офисе и на площадках. Отдельная группа задач — подготовка дистрибуторов: презентация системы, продажа выгод, преодоление сопротивления. Дистрибуторов мы подключаем «волнами» — сначала самых лояльных, затем, по мере готовности, остальных.
Подготовка и организация роллаута включает разработку проектной документации, презентацию системы дистрибьюторам и формирование плана их подключения. В ходе работ разворачиваем центральный модуль в дата-центре, подключаем дистрибьюторов и передаём их на поддержку, выполняем и внедряем доработки.
Финальная фаза — подведение итогов, передача проекта на поддержку и составление плана развития системы.
SFA эволюционирует вместе с бизнесом: у компании появляются новые потребности, заказчик выявляет дополнительные возможности системы, автоматизирует смежные процессы, заказывает доработки функционала.
На этом этапе эксплуатация системы и её развитие идут параллельно: заказчик находит новые сценарии применения SFA, а мы автоматизируем дополнительные бизнес-процессы и внедряем доработки.
В основе корпоративного стандарта управления проектами «Системных Технологий» — опыт внедрения SFA в России, СНГ и ближнем зарубежье с 2000 года и современные методологии ведения долгосрочных проектных работ. Синергия этого опыта, передовых методологий и высоких компетенций сотрудников позволяет доводить до результата проекты любого масштаба — от пилота на нескольких площадках до федерального роллаута.
Залогом успешной реализации SFA-проекта является слаженное взаимодействие его участников: заказчика, «Системных Технологий» и дистрибьютора. Задачи и полномочия зависят от специфики конкретного проекта, но, как правило, укладываются в типовые роли ниже.
Топ-менеджер, заинтересованный в успехе проекта и имеющий полномочия на выделение необходимых для его реализации ресурсов. Несёт ответственность за извлечение компанией заказчика бизнес-выгод.
Обеспечивает успешное выполнение проекта в рамках установленных сроков, объёмов работ и бюджета, отвечает за заключение и корректировку договоров. Управляет рисками, руководит проектной командой заказчика и обеспечивает коммуникации в проекте, а также следит за выполнением дистрибьюторами условий успешной реализации проекта.
Обеспечивает проект технической инфраструктурой, включая мобильное оборудование и установленное на него ПО, тестирует функциональность системы на соответствие техническим требованиям заказчика и контролирует качество и сроки реализации проекта с его стороны.
Проводит экспертизу бизнес-процессов заказчика и контролирует их соответствие создаваемой системе, отвечает за корректность и полноту данных, управляет мастер-данными и составляет бизнес-требования при разработке дополнительного функционала.
Проводит переговоры с дистрибьютором, отвечает за своевременную передачу дистрибьютора в работу «Системным Технологиям» и обеспечивает соблюдение им сроков и требований проекта.
Топ-менеджер, заинтересованный в успехе проекта и имеющий полномочия на выделение ресурсов.
Обеспечивает успешное выполнение проекта в рамках установленных сроков, объёмов работ и бюджета, а также заключение и корректировку договоров. Управляет рисками и коммуникациями, руководит проектной командой «Системных Технологий», обеспечивает проект технической инфраструктурой и документооборот со стороны СТ. Тестирует функциональность системы на соответствие требованиям заказчика и контролирует реализацию этих требований.
Настраивает обмен данными с учётной системой дистрибьютора и проверяет корректность и полноту загруженных данных, отлаживает и запускает систему на площадке, обучает и аттестует пользователей, после чего передаёт площадку на поддержку.
Разрабатывает интеграции для дистрибьютора или консультирует дистрибьютора, который пишет интеграции самостоятельно.
Настраивает мастер-данные — маршруты, сопоставление товаров, организационную структуру команды — и консультирует «Системные Технологии» по бизнес-процессам дистрибьютора. Обеспечивает предоставление отчётов из учётной системы для сверок и содействует устранению расхождений, координирует работу сотрудников дистрибьютора и документооборот с СТ, отвечает за сохранность, учёт и своевременную замену оборудования.
Решает технические задачи при внедрении: помогает менеджеру по внедрению установить систему и настроить обмен данными с учётной системой дистрибьютора, обеспечивает исправное функционирование инфраструктуры, обновляет конфигурацию, консультирует СТ по вопросам учётной системы и согласовывает ТЗ на интеграцию.
Составляет маршруты агентов и организует их обучение, контролирует полноту обратной связи от агентов и выполнение ими своих функций в рамках автоматизируемых бизнес-процессов.
