Кейс внедрения автоматизации для алкогольной компании «Русский Алкоголь»

Рынок крепкого алкоголя в России — одна из самых зарегулированных FMCG-отраслей: усиление государственного контроля после 2010 года и тенденция к монополизации заставили производителей бороться за эффективность дистрибуции. В такой ситуации выигрывает тот, кто быстрее видит реальную картину продаж в канале сбыта.

Этот кейс внедрения автоматизации для алкогольной компании показывает, как «Русский Алкоголь» — один из крупнейших производителей водки в мире — перешёл от бумажной отчётности дистрибьюторов к единой информационно-аналитической системе на платформе ST Чикаго и ST Мобильная Торговля. О задачах, выборе решения, сложностях с дистрибьюторами и полученных результатах рассказывает руководитель группы внедрения и поддержки автоматизированных систем отчётности компании «Русский Алкоголь» Александр Сапожников.

Кейс кратко

О компании «Русский Алкоголь»

Созданная в 2003 году компания «Русский алкоголь» по итогам 2010 года является одним из лидеров отрасли и одним из крупнейших производителей водки в мире. Среди самых известных брендов компании — водка «Зелёная марка», «Журавли», «Парламент» и другие. Структура ЗАО «Русский Алкоголь», управленческая модель и профессиональный менеджмент соответствуют международным стандартам.

ЗАО «Русский Алкоголь» в цифрах:

• один из лидеров российского рынка крепкого алкоголя;
• продукция представлена практически во всех регионах РФ;
• 150 дистрибьюторов в канале сбыта.

Основные приоритеты компании — развитие и повышение эффективности производства, увеличение рентабельности и доходности, рост капитализации управляемых производственных активов. Особое внимание уделяется вопросам реализации продукции: именно в целях развития дистрибуции было принято решение об автоматизации работы торговых представителей.

Задача: почему потребовалась автоматизация продаж

— Как вы продаёте свою продукцию?

— В основном через дистрибьюторов. На большей их части действуют эксклюзивные команды «Русского Алкоголя», некоторые продают нашу продукцию самостоятельно. В Москве, Санкт-Петербурге и Туле у нас есть собственные торговые дома.

Ежедневно мы получаем отчёты от дистрибьюторов, естественно, вся информация должна быть проанализирована. Обработка разобщённых данных требовала значительных временных затрат.

Первый опыт автоматизации и его ограничения

— Поэтому вы решили внедрить систему автоматизации?

— Да, для повышения эффективности работы и получения более точных данных о продажах в 2006 году было принято решение автоматизировать полевую работу торговых представителей. Изучив предложения на рынке, мы выбрали и внедрили одну из отечественных систем.

— Как происходила работа с программным комплексом?

— Активная фаза проекта выпала на 2008 год, когда в компании происходило много перемен. Внедрение состоялось только у 30% дистрибьюторов. У нас осталась бумажная отчётность. Это нас категорически не устраивало.

— Вы не получили того, что хотели?

— Скорее возросли наши требования к системе — оказалось, что автоматизировать лишь мобильную торговлю недостаточно. Компании необходима полноценная информационно-аналитическая система, содержащая полную информацию по заказам, продажам, возвратам и остаткам товара, дебиторской задолженности, а также возможности для полного анализа этих данных.

Выбор системы: тендер и критерии отбора

— И что вы предприняли?

— Руководством компании было принято решение о смене программного комплекса. Благодаря имеющемуся опыту автоматизации мы смогли чётко сказать, что нам нужно и что мы ожидаем от новой системы. Отделом аналитики компании «Русский Алкоголь» была проведена очень серьёзная подготовительная работа, в результате которой были сформулированы требования и механизмы оценки эффективности проекта.

Главное — автоматизация получения данных и гибкая система отчётности и анализа информации по различным разрезам и показателям. Кроме того, система должна быть мобильной — оперативно реагировать как на локальные (на уровне дистрибьютора), так и на глобальные изменения. Любые изменения, сделанные в центральном офисе, должны появиться в КПК торговых представителей уже через считанные минуты.

В 2010 году «Русский Алкоголь» объявил тендер, в котором приняли участие две российских и одна польская компания. В результате была выбрана система «ST Чикаго» от компании «Системные Технологии», как наиболее полно отвечающая заявленным требованиям.

— Что вас не устроило в зарубежной программе?

— К сожалению, зарубежные системы не учитывают в полной мере особенностей бизнес-процессов российских FMCG-компаний, также у разработчиков отсутствовал готовый локализованный продукт и опыт внедрения крупных проектов на территории России.

Ход внедрения: собственные торговые дома и дистрибьюторы

— Как прошёл процесс перехода на новую систему?

— Несмотря на то, что переход на «ST Мобильная Торговля» ещё не завершён, однозначно можно сказать, что сложностей с автоматизацией собственных торговых домов не возникает. А вот ситуация с дистрибьюторами несколько сложнее и, кстати, она не зависит от наличия эксклюзивной команды. Зачастую дистрибьюторы боятся автоматизировать обмен, опасаются всего: потери контроля передаваемых данных, нагрузки на свою сеть или сервер, утечки информации и т. п.

Но мы рассказываем людям о безопасности автоматизации, убеждаем их, что реализация проекта выгодна обеим сторонам.

Человеческий фактор — ключевой риск проекта

— Какие самые «узкие» места автоматизации?

— По своему опыту я знаю, что человеческий фактор — это один из ключевых и рисковых моментов в подобных проектах. В опытных командах, состоящих из торговых представителей, уже имеющих навык работы с КПК (например, на предыдущей работе), процесс обучения и привыкания происходит достаточно легко.

Однако всегда встречаются сотрудники, которые, не побоюсь этого слова, буквально саботируют проект. Ведь с новой системой приходится действительно трудиться — каждое действие торгового агента фиксируется, и легко увидеть, чем он действительно занимался на протяжении рабочего дня. Бумажный отчёт не давал такой оперативной, прозрачной и актуальной информации.

Те торговые представители, которые хотят работать и зарабатывать деньги, нововведения принимают, а нерадивые пытаются отыскать недостатки и отказываются пользоваться КПК. Хотя многие, даже очень скептически настроенные люди, поняли выгоды автоматизации — ведь в системе хранится огромный объём данных, которые нужно держать всегда под рукой, а запомнить очень сложно.

Результаты внедрения автоматизации

— Можно ли говорить о каких-либо видимых выгодах, полученных компанией от внедрения системы автоматизации?

— Да, мы уже получили главный выигрыш — стали честнее по отношению к самим себе. Мы видим то, что происходит на самом деле, быстрее, чем раньше, и можем оперативно реагировать на изменения и принимать решения. Информация стала более достоверной.

Кроме того, автоматизация позволила нам сократить временные затраты на обработку отчётов. Теперь вместо того, чтобы переносить данные с бумаги в компьютер, наши сотрудники могут уделить большее время анализу данных и принятию решений на основе полученной информации.

Сведения, находившиеся раньше в ведении разных отделов и оттого разобщённые, теперь находятся в единой системе. Благодаря этому стало легче отслеживать влияние маркетинговых мероприятий и продвигать новые товары. Сейчас проект автоматизации мобильной торговли превратился в процесс автоматизации системы обмена данными. Даже у тех дистрибьюторов, чьи торговые представители не используют КПК с установленной программой «ST Мобильная Торговля», имеется офисная часть программы — «ST Чикаго», к которой можно подключиться и выгрузить данные. Мы объединяем всех своих дистрибьюторов в единую систему для получения полной информации из всех источников без участия человеческого фактора.

Доработки системы под задачи компании

— «Русский Алкоголь» использует стандартный функционал программного комплекса «ST Мобильная Торговля» или потребовались доработки?

— Нами было принято решение расширить функциональность программного комплекса «ST Чикаго» и повысить эффективность работы системы посредством доработок.

Например, мы решили расширить базовый функционал по управлению персоналом. Там будет более удобный механизм сохранения истории продаж по сотрудникам независимо от изменения позиции или дистрибьютора.

Также мы заказали модуль планирования — для постановки планов, начиная от торгового представителя и заканчивая всей компанией. В данном модуле на основе данных «ST Чикаго» в оперативном режиме будет возможен анализ «План — Факт».

Развитие проекта: трейд-маркетинг и планирование

— Планируется ли автоматизация работы других направлений деятельности?

— Да, после того как компания получила первые положительные результаты внедрения комплекса «ST Мобильная Торговля», мы обсуждаем возможность автоматизировать трейд-маркетинг, чтобы отслеживать в реальном времени результаты рекламных акций и других маркетинговых мероприятий и анализировать их.

Советы тем, кому внедрение только предстоит

— Что вы посоветуете тем, кому внедрение только предстоит?

— Коллеги, обязательно помните — в регионах проект в основном ведут люди, которые занимаются продажами, а не ИТ-технологиями. И очень важно подстраивать проект под них — и в техническом отношении, и в функциональном. Система, которой удобно пользоваться, обретает поддержку на всех уровнях. Качественная подготовка и организация помогают сделать внедрение комфортным. Всё это приведёт к тому, что ваш проект будет востребован, а значит, будет успешным.