«1С:Предприятие» для Мобильной Торговли

Многие торговые компании реализуют широкий ассортимент различных товаров с помощью торговых представителей (далее — представитель). Для работы с удаленными торговыми точками представителю дистрибьюторской фирмы необходимо оперировать большим количеством разнородной информации, что само по себе уже непросто. Данная информация включает адреса торговых точек, данные о контактных лицах, о ценах на товары, о скидках и наценках, об остатках товаров на складе фирмы. Представитель также должен иметь четкое представление о допустимых для каждой торговой точки вариантах заказов, специальных предложениях для некоторых товаров, особых условиях работы с торговой точкой, которые могут определяться, например, текущим состоянием взаиморасчетов и другими факторами. Заказы, оформленные в торговых точках, представитель доставляет в свою организацию, после чего работа с ними продолжается в торговой системе.

При приеме заказа торговый представитель вынужден учитывать и анализировать различные факторы, и это приводит к увеличению времени оформления заказа. Информацию о складских остатках и состоянии взаиморасчетов представитель получает в начале рабочего дня, перед выездом на маршрут. В течение дня данная информация может стать неактуальной, и это может привести, например, к оформлению заказов на отсутствующие товары или к отказу торговой точке в оформлении заказа. Сочетание таких факторов, как большая номенклатура, наличие заказов на 15-20 наименований номенклатуры от каждой из нескольких десятков торговых точек зачастую способствует появлению ошибок при вводе заказов в систему. Кроме того, использование представителем рабочего времени, оплаченного фирмой-дистрибьютором, в течение дня никак не контролируется.

Для автоматизации небольших и средних дистрибьюторских компаний, использующих систему торгового учета на основе программы «1С:Торговля и Склад 7.7», компания «Системные технологии» (1С:Франчайзи, г. Калининград) предлагает комплексное прикладное решение «ST-Мобильная торговля».

Данное решение обеспечивает, с одной стороны, эффективную поддержку деятельности мобильных работников — представителей и мерчендайзеров, с другой — позволяет планировать и контролировать деятельность мобильных работников, а также оперативно анализировать результаты их работы.

Прикладное решение «ST-Мобильная торговля» состоит из офисного компонента, а также нескольких мобильных компонентов, установленных на карманных персональных компьютерах (КПК). В качестве офисного компонента применяется программа «ST-Менеджер. ТиС».

«ST–Менеджер. ТиС»

Программный продукт «ST — Менеджер. ТиС» является дополнением к типовому прикладному решению «1С:Торговля и склад 7.7» на платформе «1С:Предприятие 7.7».

В программе реализована поддержка бизнес-процессов прямых продаж «с колес», продаж на основе предварительного сбора заказов и процесса сбора маркетинговой информации.

Программа обеспечивает подготовку данных для представителей — ведение справочников товаров, покупателей и торговых точек, маршрутов представителей. Предусмотрено формирование маршрутов представителей и планов посещений с указанием порядка посещения торговых точек. В программе реализованы управление ценами и скидками, которое включает ведение индивидуальных прайс-листов покупателей, а также возможность установки соответствия типу цен («Розничная», «Мелкооптовая» или «Оптовая») объема заказа и вида оплаты. Для продажи «с колес» предусмотрена возможность определить ассортиментный минимум в автомобиле представителя. Реализовано формирование документов, необходимых представителям для заполнения в торговых точках.

Все полномочия представителей в системе разграничены. Допустимые действия при этом регламентированы, а недопустимые — запрещены. Несколько десятков настроек позволяют регламентировать действия представителя на маршруте и у заказчиков, доступные для него размеры скидок и лимиты отгрузок, и т.д.

Система обеспечивает получение данных в режиме on-line с КПК представителя на маршруте и их дальнейшую обработку. Таким образом, при получении от представителя заявки выполняется резервирование на складе заказанных товаров в режиме реального времени. Данная возможность позволяет быстро организовать доставку товара покупателю, при этом не нужно дожидаться возвращения в офис представителя с необходимыми документами.

На основании заявок с помощью системы можно создавать документы по реализации, распечатывать маршрутные задания, загрузочные листы и комплект документов для доставки покупателям. Предусмотрены редактирование заданий представителям, ввод полученных от них отчетов и формирование документов о перемещении недоставленных товаров на склад.

В системе реализованы хранение и анализ собранной на маршруте маркетинговой информации, анализ работы представителей. Поддерживается несколько вариантов обмена данными с КПК — on-line передача данных, передача выбранного пакета документов и полная выгрузка.

АРМ торгового представителя

В качестве мобильных компонентов системы предусмотрено использование нескольких вариантов автоматизированных рабочих мест (АРМ), которые отличаются количеством реализованных возможностей: «ST-Торговый представитель», «ST-Торговый представитель Плюс», «ST-Мерчендайзер» и «ST-Опросы», установленных на КПК. Наибольшее количество возможностей реализовано в АРМ «ST-Торговый представитель Плюс». Рассмотрим их более подробно.

Представитель, реализующий товары «с колес», имеет возможность оформлять на маршруте отгрузку товаров и печатать сопроводительные документы. В АРМ предусмотрен расчет рекомендованного объема отгрузки. Можно автоматически сформировать документы на отгрузку на основании данных о последних продажах или об остатках товаров в данной торговой точке. Представитель, занятый сбором заказов, может при оформлении заказа в режиме on-line резервировать товары на складе, а также получать подтверждение или отказ в резервировании по недостающим позициям. Предусмотрено автоматическое создание документов с расчетом ассортимента и объема товаров на основании данных об остатках в торговых точках или рекомендованного заказа. Возможности АРМ в части сбора маркетинговой информации позволяют отслеживать в торговой точке наличие товара, его количество и розничную цену, а также правильность выкладки. Возможен также сбор другой произвольной информации. Представителям, имеющим соответствующие полномочия, АРМ позволяет оформлять кассовые операции, в том числе возврат денежных средств покупателю с оформлением возврата товара.

При каждом сеансе обмена данными между АРМ представителя и офисным компонентом представителю могут быть переданы сообщения из офиса и даны задания по конкретной торговой точке.

В решении реализован контроль за деятельностью представителя. Ведется учет рабочего времени, времени обеда и затрат времени на ремонт автомобиля. При работе на маршруте в каждой торговой точке происходит регистрация момента начала работы представителя в торговой точке, а также времени выполнения всех основных операций и окончания работы. Использование GPS-приемника совместно с системой позволяет фиксировать физическую траекторию движения представителя и скорость его передвижения с привязкой ко времени.

Сегодня решение «ST-Мобильная торговля» внедрено более чем в 400 организациях, в том числе в «Филип Моррис Казахстан» и кондитерском объединении «Слад&Ко», на пивобезалкогольном комбинате «Очаково» и в концерне MC-Bauchemie, в компаниях «Лудинг» и «ЭФКО», в торговом доме «Сандора» и в группе компаний «Бристоль», в Национальной торговой сети «Градиент» и в группе компаний «Гамма», в компаниях «ВИНАРЪ», «Объединенная торговая компания» и «ВинАгроСнаб» и в других компаниях, расположенных на всей территории России от Калининграда до Владивостока, а также на Украине, в Казахстане, Киргизии, Беларуси и Узбекистане.

Как показала практика, использование системы способствует увеличению производительности труда представителей минимум на 25%, при этом снижаются затраты компании на обеспечение их деятельности на 30-50%. Количество торговых точек, ежедневно посещаемых представителем, увеличивается с 15-20 до примерно 25-35.