KT&G. Рост x10 без хаоса: автоматизация управления контрактами

4 минуты на чтение —

О компании

KT&G Global Rus — российское подразделение международной корпорации KT&G (Korea Tobacco & Ginseng Corporation), одного из мировых лидеров табачной отрасли, представленного более чем в 90 странах. Компания активно развивает присутствие на российском рынке, масштабируя сеть торговых точек и команду полевых представителей по всей стране.

Ключевые результаты

2–3 часа

время обработки контракта вместо нескольких дней

100%

консистентность данных во всех системах: SFA, 1С, ЭДО

Дмитрий Козеруков
Руководитель ИТ-проектов, KT&G Global Rus
«Для KT&G маркетинговый контракт — ключевой инструмент повышения узнаваемости бренда, формирования лояльности и роста продаж. В начале 2024 года масштабная экспансия бизнеса привела к десятикратному росту числа контрактов с торговыми точками. Текущие процессы не позволяли гарантировать соблюдение внутренних стандартов и эффективно управлять маркетинговыми инвестициями».

Вызовы и цели проекта

Управление контрактами при десятикратном росте масштаба

В 2024 году в связи с масштабной экспансией бизнеса — расширением территории присутствия и увеличением штата, компания столкнулась с десятикратным ростом числа контрактов с торговыми точками. Существующие процессы не выдерживали нагрузки: ежедневно тратились сотни часов на ручную работу, данные велись в разрозненных системах — SFA, 1С, Диадок, Excel, электронная почта — без какой-либо интеграции между ними.
Ошибки из-за человеческого фактора делали невозможным полноценный контроль исполнения контрактов. Компания не могла гарантировать соблюдение их условий, точно управлять маркетинговыми бюджетами и масштабировать бизнес без роста операционных и финансовых рисков.

Цели проекта:

  • Автоматизировать полный жизненный цикл контракта: от согласования до выплат
  • Обеспечить сквозную интеграцию между SFA, 1С и системой ЭДО
  • Внедрить автоматический контроль исполнения условий контрактов
  • Сократить время обработки контракта и исключить ручные операции
  • Дать руководству прозрачную аналитику и контроль маркетинговых инвестиций в реальном времени
Дмитрий Торгашин
Руководитель проекта KT&G
«Главный вызов проекта — сбор и формализация требований в условиях активного роста бизнеса. Процессы менялись: мы создавали новые регламенты, корректировали логику согласования, пересматривали приоритеты. Было критически важно не просто зафиксировать пожелания разных служб, а заложить в систему механизмы адаптации под будущие задачи. Решающую роль сыграла вовлеченность разработчика — благодаря гибкости и скорости реакции команды СТ изменения требований не снижали темп разработки. Когда мы представили систему команде, была заметна настороженность — люди привыкли к определенным процедурам и считали их удобными. Но при тестировании отношение кардинально изменилось. Сотрудники, которые годами работали с контрактами в почте, Excel и мессенджерах, увидели, насколько всё стало проще. А когда выяснилось, что сроки согласования сократились кратно, иногда в 10+ раз — случился тот самый «вау-эффект».

Решения и используемые продукты

Команда «Системных Технологий» разработала единую цифровую среду управления контрактами на базе решения «ST Чикаго» с глубокой интеграцией всех ключевых систем. Решение охватывает полный жизненный цикл контракта: создание и согласование, контроль исполнения, расчёт штрафов, управление выплатами, аналитику и планирование.

1. Автоматизация согласования контрактов

Внедрён многоуровневый workflow согласования с участием менеджеров, ассистентов и юридического отдела. Система автоматически проверяет данные и контрольные суммы на каждом этапе, исключая ошибки ручного ввода.

2. Интеграция с финансовыми системами

Реализована сквозная интеграция с 1С и Контур.Диадок: автоматическая генерация договоров и УПД, синхронизация данных по контрактам и платежам в режиме реального времени. Единый контур данных охватывает все подразделения компании.

3. Контроль исполнения контрактов

Внедрён модуль «Сигнал», который фиксирует нарушения на основе данных визитов торговых представителей: OOS, состояние оборудования, соблюдение графика посещений. По каждому нарушению автоматически рассчитывается штраф согласно условиям контракта.

4. Автоматизация выплат

Расчёт выплат производится автоматически с учётом штрафов и корректировок. Внедрён механизм «амнистии» для гибкого управления санкциями в исключительных ситуациях. Формирование реестров платежей происходит без участия операторов.

Стек технологий: платформа «ST Чикаго» (SFA + модуль управления контрактами)

Единая цифровая среда для управления полевыми процессами и маркетинговыми контрактами. Включает SFA-систему для 200+ пользователей, модуль контроля исполнения контрактов, интеграцию с 1С и ЭДО, аналитические дашборды для топ-менеджмента.

Этапы реализации

  1. Автоматизация согласования контрактов. Внедрение многоуровневого workflow, настройка автоматической проверки данных и контрольных сумм.
  2. Интеграция с финансовыми системами. Подключение 1С и Контур.Диадок, настройка автоматической генерации договоров и УПД, синхронизация платёжных данных.
  3. Контроль исполнения контрактов. Внедрение модуля «Сигнал», настройка фиксации нарушений на основе данных визитов, автоматический расчёт штрафов.
  4. Автоматизация выплат. Настройка расчёта выплат с учётом штрафов, внедрение механизма амнистий, автоматическое формирование реестров платежей.
  5. Масштабирование. Поэтапное тиражирование решения по всем федеральным округам, запуск без остановки текущих процессов.

Результаты

Внедрение единой цифровой среды управления контрактами позволило KT&G Global Rus выдержать десятикратный рост числа контрактов без сбоев в операционных процессах.

  • Время обработки одного контракта сократилось с нескольких дней до 2–3 часов.
  • Ручные операции и связанные с ними ошибки были устранены за счёт сквозной автоматизации.
  • Компания получила 100% консистентность данных во всех системах — SFA, 1С и ЭДО работают в едином контуре.
  • Автоматический контроль исполнения условий контрактов и расчёт штрафов минимизировали финансовые и репутационные риски.
  • Топ-менеджмент получил прозрачную аналитику и инструмент прогнозирования бюджета в реальном времени.
  • Проект стал фундаментом для масштабирования бизнеса и перехода к data-driven управлению маркетинговыми инвестициями.