KT&G. Рост x10: автоматизация управления контрактами

3 минуты на чтение —

О компании

KT&G Global Rus — российское подразделение корпорации Korea Tobacco & Ginseng Corporation, одного из мировых лидеров табачной отрасли. Компания активно развивает присутствие на российском рынке, масштабируя сеть торговых точек и команду полевых представителей по всей стране.

Ключевые результаты

2–3 часа

время обработки контракта вместо нескольких дней

100%

консистентность данных во всех системах: SFA, 1С, ЭДО

Предпосылки проекта

Активно расширяя покрытие и штат, компания в десятки раз увеличила число контрактов с торговыми точками. Команда тратила сотни часов ежедневно на ручную работу, данные велись в SFA, 1С, Диадок, Excel и электронной почте.

Дмитрий Козеруков
Руководитель ИТ-проектов, KT&G Global Rus
«Для KT&G маркетинговый контракт — ключевой инструмент повышения узнаваемости бренда, формирования лояльности и роста продаж. Текущие процессы не позволяли поддерживать экспансию бизнеса, гарантировать соблюдение стандартов и эффективно управлять инвестициями».

Ошибки и человеческий фактор затрудняли полноценный контроль исполнения контрактов. Компания не могла управлять маркетинговыми бюджетами и масштабировать бизнес без роста операционных и финансовых рисков.

Цели проекта

  • Автоматизировать жизненный цикл контракта от согласования до выплат.
  • Обеспечить сквозную интеграцию между SFA, 1С и ЭДО.
  • Внедрить автоматический контроль исполнения условий контрактов.
  • Сократить время обработки контракта и исключить ручные операции.
  • Обеспечить прозрачную аналитику и контрольинвестиций в реальном времени.

Этапы проекта

  1. Автоматизация согласования контрактов. Внедрение многоуровневого workflow, настройка автоматической проверки данных и контрольных сумм.
  2. Интеграция с финансовыми системами. Подключение 1С и Контур.Диадок, настройка автоматической генерации договоров и УПД, синхронизация платёжных данных.
  3. Контроль исполнения контрактов. Внедрение модуля «Сигнал», настройка фиксации нарушений на основе данных визитов (OOS, состояние оборудования, соблюдение графика посещений и др.),  автоматический расчёт штрафов.
  4. Автоматизация выплат. Настройка расчёта выплат с учётом штрафов, внедрение механизма амнистий, автоматическое формирование реестров платежей.
  5. Масштабирование. Поэтапное тиражирование решения по всем федеральным округам, запуск без остановки текущих процессов.
Дмитрий Торгашин
Руководитель проекта
«Когда мы представили систему команде, была заметна настороженность — люди привыкли к определенным процедурам и считали их удобными. Но при тестировании отношение кардинально изменилось. Сотрудники, которые годами работали с контрактами в почте, Excel и мессенджерах, увидели, насколько всё стало проще. А когда выяснилось, что сроки согласования сократились кратно, иногда в 10+ раз — случился тот самый «вау-эффект».

Результаты проекта

«Системные Технологии» создали единую цифровую среду управления контрактами с глубокой интеграцией ключевых систем. Решение охватывает создание и согласование, контроль исполнения, расчёт штрафов, управление выплатами, аналитику и планирование.

  • Время обработки контракта сократилось с нескольких дней до 2–3 часов.
  • Ручные операции и связанные с ними ошибки устранены за счёт сквозной автоматизации.
  • 100% консистентность данных во всех системах.
  • Автоматический контроль исполнения условий и расчёт штрафов минимизировали финансовые и репутационные риски.
  • Топ-менеджмент получил прозрачную аналитику и инструмент прогнозирования бюджета в реальном времени.

Внедрение единой цифровой среды управления контрактами позволило KT&G Global Rus выдержать десятикратный рост числа контрактов без сбоев в операционных процессах. Проект стал фундаментом для масштабирования бизнеса и перехода к data-driven управлению маркетинговыми инвестициями.