AI-маршрутизация ускорила согласование нетиповых договоров

О компании

Крупный FMCG-производитель, работающий с федеральными сетями и поставщиками сырья. В год проходит 1000+ договоров, из которых треть — нетиповые (по форме контрагента). Процесс согласования мог занимать более месяца и включал до 30 служб, действовавших последовательно, без фиксированных сроков и прозрачного контроля.

Вызовы и цели проекта

Договоры застревали без движения и срывали отгрузки

Из-за затяжного согласования происходили срывы отгрузок и упущенная выручка, влиявшие на выполнение планов продаж и KPI коммерческого блока. Матрица согласования превышала 20×30 комбинаций (служба × блок договора), подписанты часто менялись, а информация о полномочиях хранилась в файлах-матрицах.
Инициатор не видел статус договора: чтобы узнать, где документ находится, приходилось писать письма и ждать ответов. Внутреннего SLA не существовало.

Цели проекта

• Сократить срок согласования договоров и пролонгаций, включая нетиповые;
• Уменьшить влияние человеческого фактора и исключить ручной контроль исполнения;
• Повысить прозрачность за счёт единого цифрового контура;
• Снизить долю срывов отгрузок, вызванных затяжным подписанием договоров;
• Подготовить инфраструктуру для дальнейшего внедрения AI-аналитики по этапам согласования.

Решения и используемые продукты

На базе ELMA365 создан единый контур контракт-менеджмента: регистрация, согласование, подписание и архив договоров в одном окне. Реализована автоматическая маршрутизация по матрице ролей и сумм, логирование всех действий и SLA-индикаторы по этапам, дашборд с текущими статусами и ответственными.

AI-модуль маршрутизации договоров

Система анализирует текст договора и разбивает его на блоки по матрице согласования. На основе AI-анализа автоматически назначаются ответственные по каждому блоку. Пункты договора, относящиеся к определённым блокам, подсвечиваются для проверки согласующими лицами — это снижает вероятность ошибок маршрутизации.

Интеграции и уведомления

Подключены ЭДО и интеграции через API с ERP для автоматического обмена данными. Настроены уведомления о приближении просрочки и напоминания о продлении контрактов. Параллельное согласование заменило последовательное: вместо до 30 служб — 8–10 одновременно.

Этапы реализации

1. Аудит и проектирование. Аудит процесса AS IS, моделирование TO BE в виде BPMN-схемы, формализация матрицы согласования.
2. Настройка контура. Создание единого контура в ELMA365: регистрация, маршрутизация, статусы, SLA, архив. Перенос матрицы ролей и сумм в автоматические маршруты.
3. Разработка AI-модуля. Обучение модели на анализ текста договора, настройка разбивки по блокам матрицы, реализация AI-подсветки для проверки согласующими.
4. Интеграции. Подключение ЭДО, настройка API-обмена с ERP, автоматические уведомления о просрочках и пролонгациях.
5. Обучение и запуск. Обучение ключевых пользователей, подготовка внутренних инструкций, запуск в боевую эксплуатацию.

Результаты

После внедрения компания получила:

• среднее время согласования нетиповых договоров сократилось с 20–45 до 15–30 дней — на 40%;
• число согласующих служб снизилось с 30 последовательных до 8–10 параллельных — цикл сократился почти вдвое;
• количество ошибок построения маршрутов согласования снизилось на 25% благодаря AI-подсветке;
• инициатор в любой момент видит статус и ответственного за договор в системе — без писем и уточнений по почте;
• система автоматически сигнализирует о рисках просрочки SLA.