OLAP анализ продаж: отчеты, данные и задачи бизнеса

Что такое OLAP и зачем он нужен для анализа данных

OLAP (On-Line Analytical Processing) предназначен для многомерного анализа данных. В отличие от обычного отчета, где заранее задан набор строк и столбцов, OLAP позволяет рассматривать один и тот же показатель в разных разрезах: по времени, товарам, регионам, продавцам, покупателям и другим измерениям.

Для управленческих решений обычно нужны количественные данные. Сначала их собирают, очищают и преобразуют, а затем представляют в форме, удобной для анализа. OLAP-система помогает быстро получить нужный срез информации и сравнить результаты.

Для приложений многомерного анализа важны следующие возможности:

• Быстрое получение результатов: пользователь получает отчет за приемлемое время, обычно не более нескольких секунд.
• Гибкий анализ: можно выполнять логические и статистические операции и сохранять результаты в доступном для пользователей виде.
• Многопользовательский доступ: система поддерживает разграничение доступа и необходимые механизмы работы с данными.
• Многомерное представление: данные рассматриваются через измерения и иерархии, например год, квартал, месяц и день.
• Доступ к большим массивам данных: пользователь может анализировать информацию независимо от ее объема и места хранения.

В системах масштаба предприятия такой анализ используется для поддержки управленческих решений. OLAP помогает увидеть не только итоговый показатель, но и факторы, которые его сформировали.

Какие данные нужны для OLAP-анализа продаж

Продажи можно представить как набор фактов и измерений. Факты отвечают на вопрос «сколько», а измерения показывают, в каком разрезе нужно рассмотреть результат.

Для базового анализа продаж можно использовать следующие поля:

• Время: год, квартал, месяц, декада, неделя, день.
• Категория товара: сорт, модель, вид упаковки или другая классификация, зависящая от бизнеса.
• Товар: название, код или артикул.
• Регион: страна, территория, город, район и другие географические уровни.
• Продавец: филиал, магазин, дилер или менеджер по продажам.
• Покупатель: компания, группа предприятий или другой набор характеристик клиента.
• Сумма: денежный объем продаж.
• Количество: число проданных единиц.

Иерархии позволяют переходить от общего показателя к деталям. Например, продажи за год можно последовательно рассмотреть по кварталам, месяцам и дням. Аналогично регион можно раскрывать от страны до города или района.

Наличие данных имеет принципиальное значение. Если информация уже собрана в Excel, базе учетной системы или структурированных отчетах, ее можно передать OLAP-системе напрямую или после промежуточного преобразования. Если данные неполные или имеют низкое качество, сама технология OLAP не устранит проблему. Сбор, очистка и хранение исходной информации требуют отдельного процесса.

Как OLAP помогает анализировать продажи

После настройки OLAP-системы пользователь может получать нужные срезы данных с помощью простых операций над аналитической таблицей. Это позволяет отвечать на вопросы, которые возникают при управлении ассортиментом, ценами, торговыми точками и продажами.

Факторный анализ продаж

Факторный, или структурный, анализ показывает, какие составляющие формируют результат в выбранном разрезе. Например, можно сравнить доли разных категорий товаров в обороте магазина.

Предположим, за квартал магазин продал рыбы на $100 000, пива на $1 000 и хлеба на $500. Такой отчет сразу показывает, что основная часть оборота приходится на рыбу. Следующий вопрос может быть уже связан с ассортиментом, ценами или взаимным влиянием категорий.

Для отображения структуры удобно использовать круговую диаграмму, а при одновременном анализе нескольких измерений, например товара, региона и времени, более подходящим вариантом может быть столбчатая диаграмма.

Анализ динамики продаж

Анализ динамики помогает выявлять тренды и сезонные колебания. Продажи можно сравнить по месяцам, кварталам или годам и увидеть, как меняется спрос на конкретный товар или категорию.

Например, если продажи мойвы в течение года снижаются, а продажи форели растут, это может стать основанием для дополнительного изучения ассортимента и состава покупателей. Другой пример связан с сезонностью: если в течение трех лет летом сокращаются продажи пива темных сортов, сезонный характер изменения можно учитывать при планировании.

Для такого анализа удобно использовать линейные графики.

Анализ зависимостей

Сравнение динамики разных товаров помогает искать взаимосвязи между продажами. Один из практических сценариев связан с формированием товарной корзины.

Например, после исключения пива из ассортимента в течение двух месяцев одновременно снижаются продажи воблы. Такой результат дает повод проверить, связаны ли категории между собой и стоит ли учитывать их совместное присутствие при формировании ассортимента.

Сравнительный анализ

Сравнительный анализ позволяет сопоставлять результаты продаж за разные периоды, между товарами или между торговыми объектами. Например, можно сравнить показатели однотипных магазинов и оценить результаты работы менеджеров.

В зависимости от количества анализируемых факторов используются разные формы представления данных. Для одного или двух факторов подойдет простая диаграмма, а для более сложного сравнения можно использовать таблицу или столбчатую визуализацию.

OLAP позволяет расширять такой анализ статистическими функциями. Помимо суммы и количества, можно использовать среднее арифметическое, дисперсию, среднее отклонение и другие показатели, если они нужны для конкретной задачи.

Анализ закупок и поставщиков

OLAP применяется не только к продажам. Закупочный анализ помогает планировать расходы, оценивать поставщиков и контролировать работу менеджеров, которые выбирают условия поставок.

Для анализа закупок можно использовать поля:

• Время.
• Категория товара.
• Товар.
• Регион.
• Поставщик.
• Покупатель: филиал, отдел или менеджер, выполняющий закупку.
• Сумма.
• Количество.

Измерение «Поставщик» может содержать название компании или иерархию, например корпорацию и филиал. Такой разрез позволяет сравнивать объемы закупок и условия работы с разными поставщиками.

Показательный сценарий связан с консолидацией закупок. Если OLAP-анализ показывает, что предприятие приобретает один и тот же товар у множества поставщиков, можно оценить экономический эффект от концентрации закупок у одного или нескольких партнеров и переговоров о скидках за объем.

Анализ рыночных цен и оптовых скидок

Анализ закупок тесно связан с анализом цен. Его задача заключается в сравнении предложений и поиске более выгодных условий.

Для такого отчета можно использовать следующие поля:

• Время.
• Категория товара.
• Товар.
• Регион.
• Количество в партии.
• Поставщик.
• Сумма.

Количество товара в партии позволяет учитывать зависимость цены от объема закупки и анализировать оптовые скидки поставщиков.

OLAP-анализ в маркетинге

Маркетинговый анализ позволяет изучать покупателей, спрос и особенности потребления. В розничной торговле покупатель часто остается обезличенным, поэтому данные о его характеристиках могут получать из опросов, периодической регистрации и других источников.

Для анализа можно использовать такие поля:

• Время.
• Образование.
• Профессия.
• Доход.
• Пол.
• Возраст.
• Регион.
• Категория товара.
• Товар.
• Сумма.
• Количество.

На этих данных можно выполнять несколько типов анализа:

• Факторный анализ: изучать структуру покупателей и спроса в выбранном разрезе.
• Анализ динамики: отслеживать изменения спроса и сезонные колебания по характеристикам покупателей.
• Сопоставление: сравнивать объемы продаж и количество клиентов между разными группами.

Например, если анализ показывает устойчивую связь между определенной товарной категорией и характеристиками покупателей, эти сведения можно использовать при позиционировании товара и планировании рекламных активностей.

Анализ складских остатков

OLAP помогает анализировать структуру складских остатков и движение товаров. В зависимости от задач можно изучать остатки по товарам и складам, сроки хранения, регионы и получателей.

Для складского анализа используются поля:

• Время.
• Регион.
• Склад.
• Категория товара.
• Товар.
• Сумма.
• Количество.
• Срок хранения в днях.

Такой отчет позволяет выявлять накопление отдельных позиций, оценивать длительность хранения и находить направления, где требуется корректировка запасов или отгрузок.

Анализ движения денежных средств

Движение денежных средств представляет отдельную область анализа. OLAP может использоваться как инструмент реализации различных методик, но не заменяет саму финансовую методологию.

Анализировать можно денежные обороты по бизнес-операциям, контрагентам, валютам и времени. Набор измерений зависит от структуры предприятия и принятой системы учета.

Базовый шаблон может включать:

• Время.
• Подразделение.
• Наличные и безналичные средства.
• Контрагент.
• Банк.
• Бизнес-операция.
• Валюта.
• Сумма.

Анализ бюджета и отклонений от плана

Бюджетирование является одной из задач, для которых многомерный анализ особенно удобен. OLAP позволяет сравнивать доходы и расходы, изучать их структуру и динамику, а также сопоставлять плановые и фактические значения.

В простом варианте достаточно двух измерений: статьи и времени, а фактом будет сумма. Для более подробного анализа можно добавить тип статьи, подразделение, центр учета и бизнес-операцию.

Возможный набор полей:

• Время.
• Подразделение.
• Центр учета.
• Статья.
• Подстатья.
• Бизнес-операция.
• План.
• Факт.
• Отклонение.

Иерархия статей позволяет перейти от общей суммы расходов к отдельным категориям и подкатегориям. Если бюджет ведется одновременно по организационной и финансовой структуре, можно анализировать показатели подразделений, центров прибыли и центров расходов.

Анализ бухгалтерских счетов

Бухгалтерские данные также можно представить в OLAP-системе. Классический балансовый отчет содержит остатки и обороты по счетам, а многомерный анализ позволяет строить консолидированные балансы для многофилиальных организаций и сравнивать показатели за разные периоды.

Для такого анализа могут использоваться:

• Время: день, месяц, квартал, год.
• Подразделение.
• Счет: иерархия синтетических и аналитических счетов, субсчета.
• Признаки: аналитические характеристики, зависящие от бизнеса и учетной системы.
• Входящий актив.
• Входящий пассив.
• Дебет.
• Кредит.
• Исходящий актив.
• Исходящий пассив.

При работе с оборотами агрегирование по старшим периодам выполняется суммированием. С остатками логика другая: остаток за более крупный период соответствует последнему остатку младшего периода, а не сумме остатков. Поэтому расчет таких показателей может требовать отдельного алгоритма.

Анализ финансовой и внутренней отчетности

Если отчетность предприятия построена на наборе показателей со значениями на определенную дату, OLAP можно использовать для их группировки и представления в разных разрезах.

Для внутренней отчетности подойдет следующий набор полей:

• Время.
• Подразделение.
• Показатель.
• Единица измерения.
• Значение.

Показатель может быть отдельным параметром или элементом иерархии показателей. Единица измерения нужна, если в отчетности используются разные единицы. Если значения приведены к единой единице, например разные валюты к рублям, этот параметр можно использовать для указания валюты операции.

Такой подход позволяет строить внутренние отчеты и одновременно сохранять возможность оперативного анализа исходных показателей.

Анализ потребления материалов и использования ресурсов

Многомерный анализ применим к производственным задачам, где важно сопоставлять фактическое потребление с различными характеристиками материалов и потребителей.

Потребление расходных материалов

На предприятии с большим количеством цехов может использоваться множество расходных материалов: охлаждающие и промывочные жидкости, масла, ветошь, наждачная бумага и другие позиции. Анализ потребления помогает точнее планировать закупки и контролировать издержки.

Поля для анализа:

• Время.
• Категория материала.
• Материал.
• Категория потребителя.
• Потребитель.
• Количество.

Потребителем может выступать производство, цех, участок или отдельный станок. Категория потребителя определяется особенностями производства и задачами анализа.

Использование помещений

OLAP можно применять для анализа загрузки аудиторий, арендных помещений, конференц-залов и других объектов. Фактом будет количество часов, дней или месяцев использования.

Возможные измерения:

• Время.
• Категория помещения.
• Помещение.
• Категория потребителя.
• Потребитель.
• Вид использования.
• Количество.

Анализ персонала и заработной платы

OLAP позволяет анализировать расходы на заработную плату и сравнивать их по специальностям, филиалам и сотрудникам. Отдельно можно отслеживать динамику расходов на персонал.

Для анализа текучести кадров можно использовать разрезы по филиалам, отделам, профессиям, уровню образования, полу, возрасту и времени. Это позволяет увидеть, где изменения кадрового состава наиболее заметны, и сопоставить их с другими показателями предприятия.

Анализ грузовых перевозок и простоев транспорта

В логистике многомерный анализ помогает сравнивать объемы перевозок и стоимость услуг по сезонам, направлениям, видам вагонов, типам грузов, грузоотправителям, грузополучателям и станциям отправления и получения.

Отдельный сценарий связан с простоями транспорта. Здесь можно анализировать продолжительность простоя и связанные с ним штрафы по причинам, клиентам, исполнителям, станциям и типам грузов.

Такой разрез помогает определить, какие причины и участники процесса чаще всего связаны с потерями времени и дополнительными расходами.

Анализ автомобильного трафика и использования автотранспорта

Для анализа дорожного трафика можно сопоставлять загрузку дорог и перекрестков по сезонам, дням недели и времени суток. Результаты могут использоваться при изменении организации движения и выборе маршрутов.

Для анализа корпоративного автотранспорта источником данных могут быть обычные путевые листы. В этом случае измерениями становятся автомобиль, водитель, груз, получатель и время, а фактами могут быть километры и количество поездок.

На основе этих данных можно анализировать использование автомобилей, грузопотоки и частоту поездок в разрезе получателей.

Другие задачи для OLAP-анализа

Область применения многомерного анализа не ограничивается продажами и финансами. При наличии качественных исходных данных OLAP можно использовать в разных процессах предприятия, например для:

• анализа заболеваемости персонала или учащихся по категориям, регионам, отделам, профессиям, возрасту и времени;
• анализа использования помещений и загрузки объектов;
• анализа потребления материалов в производственных подразделениях;
• анализа перевозок и простоев транспорта;
• анализа автомобильного трафика;
• анализа использования корпоративного автотранспорта.

Во всех случаях принцип остается одинаковым: сначала определяются факты, которые нужно измерять, затем набор измерений, в которых необходимо рассматривать эти факты.

Что важно учитывать при внедрении OLAP

Сам по себе OLAP-инструмент не заменяет систему учета и не исправляет отсутствие исходной информации. Перед построением аналитики важно определить, какие данные действительно собираются, насколько они полны и корректны и какие бизнес-вопросы нужно решать с их помощью.

Для дистрибуции и мобильной торговли OLAP особенно полезен, когда в системе накапливаются большие массивы исторических данных. Современные аналитические решения позволяют рассматривать показатели в разных разрезах и переходить от общей картины к детализации. В актуальной линейке решений «Системных Технологий» модуль «ST Аналитика OLAP» используется для многомерного анализа больших объемов данных, динамики и трендов и построения пользовательских отчетов. Подробнее о возможностях аналитической системы можно узнать на странице ST Чикаго.

При этом для конкретного проекта набор измерений должен соответствовать бизнес-процессам. Не имеет смысла добавлять измерение только ради самого OLAP-куба, если компания не использует соответствующие данные для принятия решений.

FAQ: OLAP-анализ продаж

Что такое OLAP-анализ продаж?

OLAP-анализ продаж — это многомерное исследование показателей продаж по выбранным измерениям, например времени, товарам, регионам, продавцам и покупателям. Он позволяет быстро сравнивать результаты и находить изменения внутри общего показателя.

Какие показатели можно анализировать в продажах?

Базовые факты: сумма и количество продаж. При необходимости к ним добавляются другие показатели, связанные с конкретным бизнес-процессом и доступными данными.

Какие разрезы нужны для анализа продаж?

Чаще всего используются время, товар, категория товара, регион, продавец и покупатель. Конкретный набор зависит от структуры бизнеса и того, какие данные собираются.

Что делать, если данных для OLAP недостаточно?

Сначала нужно оценить полноту и качество исходных данных. Если нужных показателей или измерений нет, OLAP-система не сможет восстановить их автоматически. В этом случае отдельно решаются задачи сбора, очистки и хранения информации.

Какие задачи, кроме продаж, можно решать с помощью OLAP?

OLAP можно применять к закупкам, ценам, складу, бюджету, денежным потокам, бухгалтерским счетам, внутренней отчетности, маркетингу, персоналу, производственным ресурсам и транспортной логистике.