ABI PRODUCT – первый в России крупный мясоперерабатывающий холдинг, который в 2008 году начал автоматизацию собственной дистрибуторской сети. Сегодня этот процесс входит в завершающую стадию. О том, с какими особенностями автоматизации торговли сталкивается производитель мясопродуктов, рассказали участники проектной команды.
Источник: "Мясная Сфера"
ABI PRODUCT – первый в России крупный мясоперерабатывающий холдинг, который в 2008 году начал автоматизацию собственной дистрибуторской сети. Он входит в Группу компаний ABIGROUP, действующую на рынке страны с 1995 года и объединяющую пять разнопрофильных холдингов. Корпоративным (руководящим) центром группы является ЗАО «АБИ Групп», специалисты которого и выступили заказчиками внедрения SFA-системы (системы управления продажами) в холдинге ABI PRODUCT.
Сегодня этот процесс входит в завершающую стадию. О том, с какими особенностями автоматизации торговли сталкивается производитель мясопродуктов, рассказали участники проектной команды.
Почему руководство компании решило внедрять систему автоматизации продаж? С этим вопросом мы обратились кначальнику отдела управления проектами корпоративного центра ABIGROUP Антону Зарослову:
– Все знают, что мясопродукты – товар скоропортящийся, поэтому их нужно распределять со складов как можно быстрее. И продавцы хотят, чтобы продукция поступила в торговую точку через несколько часов после оформления заказа. Но как обеспечить максимально сжатые сроки поставки, если весь рабочий день торговые агенты проводят на маршрутах, собирая заявки? Раньше «торговые» диктовали срочные заказы оператору базы данных по телефону. Но такой способ передачи информации увеличивает риск ошибок – ведь никто не отменял обрыв связи, плохой слух или неверно названное количество товара. Другой вариант – полевой сотрудник привозит заполненные заявки вечером в офис. Это удлиняет рабочий день оператора на время внесения заказов – вряд ли к радости последнего – и отодвигает отгрузки минимум на один рабочий день.
SFA-система, благодаря возможностям онлайн-заказа с помощью КПК, максимально ускоряет обмен данными.
Кроме того, автоматизация продаж облегчает контроль полевой работы торговых агентов. Мы знаем, что агенты любят упрощать себе жизнь: не появляться на маршруте, сокращать частоту и время посещений или вообще ограничиваться звонками. И это проблема не только нашей компании: такое отношение полевого персонала к работе – своего рода профессиональная деформация. Региональные директора и заместители директоров по сбыту ABI PRODUCT большую часть времени проводят в центральном офисе и не могут постоянно и всецело контролировать деятельность торговых команд. С помощью SFA-системы мы передали функцию контроля программному комплексу, который позволил удаленно управлять деятельностью команды, оценивать и координировать ее действия, а также с помощью GPS отслеживать работу торговых представителей вплоть до каждого перемещения.
Что еще крайне важно: SFA-система ускоряет процесс сбора и консолидации нужной нам информации, например данных о продажах по регионам, рынкам сбыта, позволяя своевременно получать качественную аналитику.
Мы – первые «в мясе», кто начал столь глобальный проект. Конечно, были компании, которые закрывали с помощью IT-решений какие-то отдельные задачи. Но чтобы производитель сам автоматизировал дистрибуцию, и не только передачу заказа, но и множество других направлений – контроль, постановку задач, централизованный сбор данных, – такого в России еще не было. Поэтому первое, что мы сделали, приняв решение об автоматизации, – разработали задание на проектирование. В результате появился документ, который подробно описывает весь необходимый функционал, все наши «хотелки». После того как задание было готово, начались поиски поставщика SFA-системы.
Западные SFA-решения в России приживаются с трудом. Как правило, иностранные разработчики предлагают дорогостоящие программные комплексы, которые не учитывают специфику страны, в первую очередь ее географии и законодательства. Поэтому даже международные корпорации уровня Kraft Foods используют для автоматизации дистрибуторских сетей в России «местное» ПО.
Проектная команда провела закрытый тендер среди российских поставщиков систем автоматизации торговли. Поскольку победителей оказалось двое, руководство компании решилось на нестандартный ход: провести параллельные «пилоты» для проверки компетенции и способностей поставщиков. В конце 2008 года на базе нашего дистрибутора во Владимире одновременно проходило внедрение двух систем автоматизации торговли. Я постоянно находился рядом с «внедренцами», наблюдал за работой и изучал все этапы – от предпроектного обследования до запуска торговой команды. В результате мы выбрали программно-аппаратный комплекс «ST– Мобильная торговля. Чикаго», разработанный ГК «Системные Технологии».
О том, что включает в себя SFA-система и что такое «Чикаго», рассказал представитель компании-разработчика Алексей Боррото-Якубовский:
– Система состоит из мобильной («ST – Мобильная торговля») и офисной частей («ST-Чикаго»). Задача мобильной части, реализованной на базе КПК, максимально облегчить работу торгового агента на маршруте. Все, что можно сделать без участия сотрудника, делается в программе автоматически. Это позволяет практически исключить ошибки при работе «в полях».
При сборе предварительных заказов принципиальное значение имеет оперативность их доставки, которая в конечном счете повышает доходность бизнеса и формирует лояльность клиентов. Для этого в «ST – Мобильная торговля» реализована возможность онлайн-заказа. Агент может не только зарезервировать товар на складе, но и получить обратно актуальные складские остатки. Это позволяет ускорить ввод заказов в систему, сократить количество операторов и минимизировать ошибки, неизбежно возникающие при ручном вводе данных. SFA-система позволяет торговым компаниям обеспечивать стабильно высокое качество обслуживания точек. Причем оно не зависит от качеств самих агентов: им достаточно правильно нажимать на кнопки – система, путем предусмотренных в ней сценариев, позволит агенту «не забыть» выполнить действия, необходимые для обеспечения заданного уровня обслуживания.
С «ST – Мобильная торговля» у менеджера появляется эффективный инструмент контроля работы агента – в каждой торговой точке происходит фиксация времени и GPS-координат начала и окончания работы, выполнения всех основных операций. Здесь также реализован интеллектуальный контроль операций агента, с учетом предоставленных ему прав, истории взаимоотношений с конкретным клиентом, отсрочек, финансовых лимитов и т. п.
Основные функции офисной части, или «ST-Чикаго», – автоматизация процесса сбора данных от КПК, дистрибуторов/филиалов и консолидация этих данных в центральном офисе (отгрузки товара в торговые точки, остатки товаров на складах дистрибутора, дебиторская задолженность и др.). В «ST-Чикаго» реализован комплексный многомерный анализ накопленных данных (OLAP), веб-отчетность для менеджмента и, конечно, GPS-контроль торговых представителей на маршруте.
«ST-Чикаго» задумана как специализированная учетная система (УС) и представляет собой автоматизированную систему планирования, исполнения, контроля и анализа активностей торговых бизнес-процессов. «ST-Чикаго» учитывает все, что нужно для поддержания этих бизнес-процессов, при этом не дублируя тех функций, которые обычно реализованы в стандартных системах – чтобы избежать двойного учета.
Очевидно, что бизнес-модели разных компаний отличаются друг от друга, и именно особый подход позволяет занять лидирующее положение на рынке. Потому от поставщика SFA-систем прежде всего требуется в оговоренные сроки обеспечить необходимые конкретной компании доработки функционала, которые в нашем случае связаны со спецификой торговли мясопродуктами.
Одна из очевидных особенностей работы с мясопродуктами: заказ осуществляется в зрительно осязаемых единицах, понятных продавцу и конечному покупателю (в палках, батонах, ящиках), а стоимость и учет продуктов для отслеживания бизнес-процессов – и в торговой точке, и у дистрибутора, и у производителя – ведется в килограммах. Сделанная для ABI PRODUCT доработка «ST-Чикаго» автоматически конвертирует единицы в килограммы и наоборот, что облегчает торговый и складской учет, увеличивает скорость и качество оформления заказа.
Предприятия, входящие в ABI PRODUCT, производят замороженные полуфабрикаты и мясоколбасную продукцию, условия хранения которых различны, и дистрибуторы, которые ведут данные товарные группы, как правило, тоже разные. Для того чтобы агент мог принять в торговой точке заказ, как на колбасу, так и на заморозку, а затем отправить их разным дистрибуторам, в SFA-системе есть специальная возможность «переводного заказа». При этом на КПК у агента есть информация (номенклатура, остатки, взаиморасчеты и пр.) в разрезе каждого дистрибутора. Подобной функцией часто пользуются штатные торговые агенты производителей.
Несоблюдение стандартов выкладки мясной продукции может привести к падению уровня продаж. Поэтому в КПК торгового представителя имеется эталонная планограмма, с которой он может сверяться, а возможность фотоотчета позволяет своевременно передавать информацию о нарушениях менеджерам.
Подводя итоги реализации проекта, Антон Зарослов отмечает, что SFA решает все поставленные перед ней задачи, однако потенциал системы пока используется не полностью.
– Основа – передача заявок, GPS-контроль, отчетная часть и т. д. – уже работает, проект находится на финальной стадии, осталось подключить несколько дистрибуторов. Но встраивание в устоявшиеся бизнес-процессы всегда происходит «со скрипом». Сначала мы погнались за сроками. У нас были наполеоновские планы: подключать нового дистрибутора каждую неделю.
За полтора года (2008-2009) мы выполнили большой объем работ: от формирования своих потребностей в автоматизации до собственно внедрения комплекса на всех основных дистрибуторах, и теперь перешли на более спокойный темп. Сейчас основное внимание проектная команда уделяет стандартизации бизнес-процессов и внедрению нового функционала, постепенно подключая оставшиеся площадки. Перед этим мы тщательно подготавливаем и автоматизируем их с учетом накопленного опыта, после тонкой административной работы. Проектом уже охвачено более 20 регионов, где работают наши торговые команды, общее количество сотрудников, использующих систему, превысило 300 человек.
Источник: "Мясная Сфера" №4 (77) 2010
