Принять любое управленческое решение, невозможно без информации, обычно количественной. Для этого необходим сбор, отсеивание и предварительная обработка данных с целью предоставления результирующей информации для статистического анализа и аналитических отчетов.
Применение OLAP в «ST – Мобильная торговля», позволяет оперативно отслеживать состояние торгового проекта на основании генерируемых системой отчетов. Таким образом, вы приобретаете надежный инструмент контроля и планирования деятельности, включающий следующие требования к приложениям для многомерного анализа:
Информационные системы масштаба предприятия, как правило, содержат приложения, предназначенные для комплексного многомерного анализа данных, их динамики, тенденций и т.п. Такой анализ в конечном итоге призван содействовать принятию решений. Нередко эти системы так и называются — системы поддержки принятия решений.
Продажи
Ключевые вопросы коммерсанта: "Сколько штук продано", "На какую сумму продано" расширяются по мере усложнения бизнеса и накопления исторических данных до некоторого множества факторов, или разрезов: "..в Москве, в Сибири", "..в прошлом квартале, по сравнению с нынешним", "..через магазин А, по сравнению с магазином Б".
Ответы на подобные вопросы необходимы для принятия управленческих решений: об изменении ассортимента, цен, закрытии и открытии магазинов, филиалов, расторжении и подписании договоров с дилерами, проведения или прекращения рекламных кампаний и т.д.
Если попытаться выделить основные цифры (факты) и разрезы (измерения), которыми манипулирует коммерсант, стараясь расширить или оптимизировать свой бизнес, то получится таблица, подходящая для анализа продаж как универсальный шаблон, требующий небольших корректив для каждого конкретного предприятия.
Интересно, что эта таблица в целом соответствует обычной счет-фактуре, то есть данные в таком виде теоретически обязаны быть у любого предприятия.
Поля таблицы: Время, Категория товара, Товар, Регион, Продавец, Покупатель, Сумма, Количество.
Время. Как правило, это несколько периодов: Год, Квартал, Месяц, Декада, Неделя, День. К счастью OLAP-инструменты автоматически вычисляют старшие периоды из даты и вычисляют итоги по ним.
Категория товара. Категорий может быть несколько, они отличаются для каждого вида бизнеса: Сорт, Модель, Вид упаковки и пр. Если продается только один товар или ассортимент очень невелик, то категория не нужна.
Товар. Иногда применяется название товара (или услуги), иногда его код или артикул. В тех случаях, когда ассортимент очень велик (а некоторые предприятия имеют десятки тысяч позиций в своем прайс-листе), анализ по всем видам товаров может не проводиться, а обобщаться до категорий.
Регион. В зависимости от глобальности бизнеса под измерением Регион может иметься в виду Континент, Группа стран, Страна, Территория, Город, Район, Улица, Часть улицы. Конечно, если есть только одна торговая точка, это измерение отсутствует.
Продавец. Это измерение тоже зависит от структуры и масштабов бизнеса. Здесь может быть: Филиал, Магазин, Дилер, Менеджер по продажам. В некоторых случаях измерение отсутствует, например, когда продавец не влияет на объемы сбыта, магазин только один и так далее.
Покупатель. В некоторых случаях, например в розничной торговле, покупатель обезличен, и измерение отсутствует, в других случаях информация о покупателе есть, и она важна для продаж. Это измерение содержать название фирмы-покупателя или множество группировок и характеристик клиентов: Отрасль, Группа предприятий, Владелец и так далее.
Важный вопрос - наличие данных. Если они есть, в любом виде, как Excel-таблица, в базе данных учетной системы, в виде структурированных отчетов филиалов ИТ-специалист сможет передать их OLAP-системе напрямую или с промежуточным преобразованием. Для этого OLAP-системы имеют специальные инструменты. Если этих данных нет, или они имеют недостаточную полноту и качество, OLAP не поможет. Но сбор, очистка и хранение данных это отдельная тема.
После настройки OLAP-системы на данные, пользователь получит возможность быстро получать ответы на ключевые вопросы путем простых манипуляций мышью над OLAP-таблицей. При этом будут доступны некоторые стандартные методы анализа, следующие из природы OLAP-технологии.
Факторный (структурный) анализ. Анализ структуры продаж для выявления важнейших составляющих в интересующем разрезе. Для этого удобно использовать диаграмму типа "Пирог", в более сложных случаях, когда исследуется сразу 3 измерения - "Столбцы". Например, в магазине "Дары моря" за квартал продажи рыбы = $100000, пива = $1000, хлеба = $500. Вывод: оборот магазина зависит только от рыбы (на самом деле, может быть пиво необходимо для продажи рыбы, но это уже анализ зависимостей).
Анализ динамики. Выявление тенденций, сезонных колебаний. Наглядно динамику отображает график типа "Линия". Например, объемы продаж мойвы в течение года падали, а объемы продаж форели росли. Возможно, улучшилось благосостояние среднего покупателя, или изменился имидж магазина, а с ним и состав покупателей. Требуется провести корректировку ассортимента. Другой пример, в течение 3 лет летом снижается объем продаж пива темных сортов.
Анализ зависимостей. Сравнение объемов продаж разных товаров во времени для выявления необходимого ассортимента - "корзины". Для этого также удобно использовать график типа "Линия". Например, при удалении из ассортимента пива в течение первых двух месяцев обнаружилось падение продаж воблы.
Сопоставление (сравнительный анализ). Сравнение результатов продаж во времени, или за заданный период, или для заданной группы товаров. В зависимости от количества анализируемых факторов (от 1 до 3-х) используется диаграмма типа "Пирог" или "Столбцы". Пример, сравнение результатов продаж однотипных магазинов для оценки качества работы менеджеров.
Этими видами анализа возможности OLAP не исчерпываются. Например, применяя в качестве алгоритма вычисления промежуточных и окончательных итогов среднее арифметическое, или функции статистического анализа - дисперсия, среднее отклонение и т.д., можно получить самые изощренные виды аналитических отчетов.
Закупки
Задача обратно противоположная анализу продаж. Многие предприятия закупают комплектующие и материалы у поставщиков. Торговые предприятия закупают товары для перепродажи. Возможных задач при анализе закупок множество: от планирования денежных средств на основе прошлого опыта до контроля над менеджерами, выбирающими поставщиков.
Один из примеров, когда анализ поставщиков дал предприятию огромные прибыли приводится в западной прессе. Пятизвездочная гостиничная сеть оформляла каждый номер своих отелей букетом роз и тратила на это огромные суммы. Когда компания приобрела OLAP-систему и проанализировала свои закупки и поставщиков, этот факт был осознан. Было принято решение отказаться от множества поставщиков, выбрать одного и потребовать от него скидок за объемы. В результате чего и были сэкономлены миллионы долларов.
Поля таблицы: Время, Категория товара, Товар, Регион, Поставщик, Покупатель, Сумма, Количество.
Поставщик. Это измерение может содержать название фирмы или быть иерархическим: Корпорация, Филиал и т.д.
Покупатель. Филиал, Отдел, Менеджер, выполняющие закупки.
Цены
С анализом закупок смыкается анализ рыночных цен. Целью этого анализа является оптимизация расходов, выбор наиболее выгодных предложений.
Поля таблицы: Время, Категория товара, Товар, Регион, Количество в партии, Поставщик, Сумма.
Количество в партии. Это измерение отражает оптовые скидки поставщиков.
Маркетинг
Под маркетинговым анализом будем иметь в виду только область анализа покупателей или клиентов-потребителей услуг. Для примера ограничимся розничной торговлей.
Задачей этого анализа является правильное позиционирование товара, выявление групп покупателей для целевой рекламы, оптимизация ассортимента. Например, если выясняется, что телефонами темно-серого цвета стоимостью более $500 пользуются исключительно мужчины старше 25 лет, то стоит изобразить в рекламе таких телефонов вместо стайки веселых девушек одного преуспевающего бизнесмена. Это очень грубый пример, известно, что маркетинговый анализ находится на грани между сложной наукой и малообъяснимым искусством. Поэтому задача OLAP в данном случае - дать пользователю инструмент быстрого, со скоростью мысли, получения ответов на вопросы, интуитивно возникающие по ходу анализа данных.
Данные для такого анализа получить сложно. В тех случаях, когда покупатель анонимен, а это для розничной торговли правило, для получения данных используются социологические опросы, периодическая регистрация и прочие не прямые способы добывания информации. Фактами при этом служат объемы покупок, количество купленных товаров, количество самих покупателей или клиентов. Измерения - важные характеристики покупателей, Товар, Время.
Поля таблицы: Время, Образование, Профессия, Доходы, Пол, Возраст, Регион, Категория товара, Товар, Сумма, Количество
Для анализа применяются общие для OLAP-технологии методы.
Факторный анализ. Анализ структуры покупателей в интересующем разрезе. Анализ структуры спроса.
Анализ динамики. Выявление тенденций, сезонных колебаний в разрезах характеристик покупателей.
Сопоставление. Сравнение объемов продаж, количества клиентов по разным разрезам.
Склад
Анализ структуры остатков на складе в разрезе видов товаров, складов, анализ сроков хранения товаров, анализ отгрузки по получателям и многие другие важные для предприятия виды анализов возможны при наличии в организации складского учета.
Шаблон анализа данных для склада (поля таблицы): Время, Регион, Склад, Категория товара, Товар, Сумма, Количество, Срок хранения в днях
Движение денежных средств
Это целая область анализа, имеющая множество школ и методик. OLAP-технология может служить инструментом реализации или усовершенствования этих методик, но никак не их заменой. Анализируются денежные обороты безналичных и наличных средств в разрезе бизнес-операций, контрагентов, валют и времени с целью оптимизации потоков, обеспечения ликвидности, и т.д. Состав измерений сильно зависит от особенностей бизнеса, отрасли, методики.
Поля таблицы: Время, Подразделение, Нал-безнал, Контрагент, Банк, Бизнес-операция, Валюта, Сумма
Бюджет
Одна из самых благодатных областей применения OLAP-технологий. Ни одна современная система бюджетирования не считается завершенной без наличия в ее составе OLAP-инструментария для анализа бюджета. Большинство бюджетных отчетов легко строятся на основе OLAP-систем. При этом отчеты отвечают на очень широкую гамму вопросов: анализ структуры расходов и доходов, сравнение расходов по определенным статьям у разных подразделений, анализ динамики и тенденций расходов на определенные статьи, анализ себестоимости и прибыли.
В простейшем случае для анализа можно применять два измерения: Статья и Время, и один факт: Сумма. Если расходы поставляются как отрицательные суммы, а доходы как положительные, то система покажет финансовый результат или прибыль как разницу доходов и расходов. Но значительно удобней иметь измерение Тип статьи = доход или расход. Это позволит проводить раздельный анализ доходов и расходов. При наличии некоторой иерархии статей появляется возможность обобщенного анализа. Большинство современных методик предлагают для крупных организаций вести бюджет в разрезе организационной структуры (по подразделениям) и в разрезе финансовой структуры (по центрам учета: центрам прибыли и центрам расходов).
Самый мощный анализ можно провести, если бюджет ведется в разрезе всех аналитических признаков, интересующих руководство предприятия.
Фактами служат только плановое значение статей или плановое и фактическое значение и отклонение от плана.
Поля таблицы: Время, Подразделение, Центр учета, Статья, Подстатья, Бизнес-операция, План, Факт, Отклонение
Бухгалтерские счета
Классический балансовый отчет, состоящий из номера счета и содержащий входящие остатки, обороты и исходящие остатки, может быть отлично проанализирован в OLAP-системе.
Кроме того, OLAP-система может автоматически и очень быстро вычислять консолидированные балансы многофилиальной организации, балансы за месяц, квартал и год, агрегированные балансы по иерархии счетов, аналитические балансы на основании аналитических признаков.
Фактами могут быть все шесть бухгалтерских значений счетов или некоторые из них. Остатки могут быть свернутыми в сальдо или развернутыми на актив и пассив. Это определяется учетной политикой, конкретным видом анализа.
Однако, если с оборотами все просто - они должны суммироваться для вычисления оборотов за старший временной период, то при вычислении остатка могут возникнуть трудности. Остаток за старший временной период равен последнему остатку за младший, а не сумме остатков. Эта операция не свойственна OLAP-системам и как правило требует программирования алгоритма вычисления остатка. Для многих систем она недоступна вовсе. В OLAP-клиента Контур Стандарт такой алгоритм встроен.
Поля таблицы: Время, Подразделение, Счет, Признаки, Входящий актив, Входящий пассив, Дебет, Кредит, Исходящий актив, Исходящий пассив
Время. День, Месяц, Квартал, Год.
Счет. Это может быть иерархия счетов: Несколько уровней синтетических счетов, аналитические счета и субсчета.
Признаки. Аналитические признаки зависят от бизнеса и от возможностей бухгалтерской системы.
Финансовая отчетность
Технологично построенная система отчетности (чем пока не могут похвастаться государственные контролирующие органы) есть ни что иное, как набор именованных показателей со значениями на дату, которые требуется сгруппировать и просуммировать в различных разрезах для получения конкретных отчетов. Когда это так, то отображение и печать отчетов наиболее просто и дешево реализуются в OLAP-системах.
Некоторые страны уже перешли на такую технологию сбора данных. В некоторых российских контролирующих органах существуют планы перехода от ГОСТ-овских стандартов отчетов с многоэтажными шапками и алгоритмами типа "Итого, исключая строку 234 и включая строку 598 из отчета №987" к системе к сбору показателей и выпуску отчетов по OLAP-технологии.
В любом случае система внутренней отчетности предприятия не так консервативна и может быть перестроена в целях экономии средств на технические работы по созданию отчетов и получения возможностей многомерного оперативного анализа.
Поля таблицы: Время, Подразделение, Показатель, Единица измерения, Значение
Показатель. Это номер или название одного показателя или некоторой иерархии показателей.
Единица измерения. Если единица измерения одна, например штуки или рубли, то в этом измерении нет надобности. Если их несколько, то существует 2 варианта: когда суммирование значений в разных единицах не имеет смысла, измерение применяется исключительно для фильтрации и не отображается в общей таблице, когда все значения приведены к единой единице измерения, например разные валюты к рублям, то это измерение показывает, в какой валюте была выполнена операция.
Потребление расходных материалов
Задача подобная анализу потребления электроэнергии. Представьте себе завод, состоящий из десятков цехов, в которых расходуются охлаждающие, промывочные жидкости, масла, ветошь, наждачная бумага - сотни наименований расходных материалов. Для точного планирования, оптимизации издержек требуется тщательный анализ фактического потребления расходных материалов.
Поля таблицы: Время, Категория материала, Материал, Категория потребителя, Потребитель, Количество
Категория материала. Категория, Подкатегория материала.
Материал. Название, Код материала.
Категория потребителя. Различные характеристики потребителя, зависящие от специфики производства и задач анализа: Вид производства (литейное, термообработка, кузнечнопрессовое, металлорежущее, сборка, испытания) и пр.
Потребитель. Производство, Цех, Участок, Станок.
Использование помещений
Еще один вид статистического анализа. Примеры: анализ загруженности учебных аудиторий, сдаваемых в аренду зданий и помещений, использования залов для конференций и пр.
Фактом является количество часов, дней, месяцев.
Поля таблицы: Время, Категория помещения, Помещение, Категория потребителя, Потребитель, Вид использования, Количество
Заработная плата
Анализ расходов на зарплату, сравнение расходов по специальностям, филиалам, людям, динамика ЗП.
Текучесть кадров на предприятии
Анализ текучести кадров на предприятии в разрезе филиалов, отделов, профессий, уровня образования, пола, возраста, времени.
Грузовые перевозки
Анализ объемов перевозок, платы в разрезе сезонов, направлений, видов вагонов, грузов, грузоотправителей, грузополучателей, станций отправления/получения.
Простои транспорта
Анализ времени простоя (полученных штрафов) в разрезе причин (ремонт, отказ от погрузки-разгрузки), клиентов, исполнителей, железнодорожных станций (вокзалов, гаражей, аэропортов), типов грузов.
Автомобильный трафик
Анализ загруженности автодорог, перекрестков по сезонам, дням недели, времени для оптимизации работы светофоров, принятия решений об изменении организации движения, выборе маршрута.
Заболеваемость персонала (учащихся, трудящихся)
Измерения - категории сотрудников (граждан), регион, отдел, профессия, возраст, дата. Факт - количество дней в году, в течение которых люди были нетрудоспособны.
Использование автотранспорта
Для этого можно в OLAP-систему загрузить обычные путевые листы. Получим измерения: Автомобиль, Водитель, Груз, Получатель, Время. Факты: Километры, Количество поездок. Виды анализа - использование автотранспорта, анализ грузопотоков, анализ частоты поездок в разрезе получателей и пр.
