Согласно оценкам экспертов рынок крупной и оптовой торговли достиг зрелости. Сегодня в условиях кризиса, а также все возрастающей конкуренции бизнес ищет все больше возможностей сократить издержки и сохранить бюджет для реализации профильной деятельности. Мы решили рассказать вам о действенном способе эффективного управления основными бизнес-процессами – автоматизации.
Значительно снизить издержки вы сможете за счёт оптимизации количества товара и скорости его движения во всех цепочках бизнеса. Повысить лояльность покупателей станет проще, как только внедрение программ лояльности и дисконтных систем будет занимать меньшее количество времени и требовать меньшее количество ресурсов. Опасность сезонных обнулений в связи с высоким спросом того или иного товара или его избыточность на складе можно и нужно регулировать и контролировать. При всем при этом вы не забываете, что электронные программы помогают вам повысить результативность как бизнеса, так и всей вашей команды.
Мы поговорили с экспертами, теми, кто разбирается в специфике управления крупными и оптовыми сетями и выяснили, какие существуют программы автоматизации, какие проблемы у вас могут возникнуть при их внедрении, и как именно система поможет увеличить вашу прибыль.
Евгений Честнов, директор направления Mobi.com ГК «Системные Технологии»:
Ключевые особенности рынка оптовой торговли — высокая конкуренция, низкая маржа и огромное количество операций. Чтобы достичь успеха в подобных условиях, дистрибуторские компании применяют весь доступный инструментарий и часто изобретают новый. С точки зрения технологичности бизнеса и уровня информатизации оптовая торговля сегодня занимает ведущие позиции.
Базовой составляющей информационной инфраструктуры любой автоматизированной торговой компании является комплекс систем для управления бизнес-процессами: закупками и запасами, цепочками поставок, ассортиментом, расчетами с контрагентами и так далее. Первая волна автоматизации ведущих игроков рынка прошла еще в середине нулевых. Продолжающийся рост конкуренции привел к тому, что на сегодняшний день SFA-системы (Sales Force Automation, система управления продажами) стали must have не только для крупных и средних компаний. Локальные, региональные дистрибуторы также вынуждены автоматизироваться. Текущая экономическая ситуация привела к тому, что во главу стал клиент — как реселлер, так и конечный покупатель. Дистрибутору необходимо всё время держать руку на пульсе и понимать все текущие и будущие проблемы, предупреждать их, а не просто устранять.
Облачная система ST-Mobi.com — это SFA-решение, которое выступает для дистрибутора в роли «единой точки входа» и обеспечивает доступ к нужной информации, включая оформление заказов, отслеживание дебиторской задолженностью, данные об отгрузках, выставленные счета. Руководители и менеджеры в любой момент могут узнать стадию выполнения плана и при необходимости принять действия для корректировки ситуации. Решение позволяет сократить трудозатраты сотрудников в несколько раз, дает большие возможности для многоформатной и качественной работы с клиентами: маркетинговые акции, workflow, расширенная аналитика и сегментирование. В совокупности это позволяет сконцентрироваться на основной задаче — зарабатывание денег для компании.
Преимущества систем автоматизации оптовой торговли:
сокращается время на оформление заказа;
увеличивается количество обработанных заказов;
снижаются затраты на обучение сотрудников, которые намного быстрее включаются в работу и не отвлекают коллег;
сотрудники получают возможность работы с задачами как в автономном, так и в удаленном режиме;
сокращается дебиторская задолженность;
повышается исполнительная дисциплина;
приходит дополнительная мотивация работников;
повышается эффективность любых маркетинговых мероприятий.
Решения автоматизации работы дистрибуторских компаний позволяют качественно и быстро обслуживать клиентов, что повышает их лояльность.
Наталья Семичастнова, исполнительный директор АстроСофт:
На наш взгляд, сейчас на рынке представлено три решения, которые наиболее четко отвечают потребностям крупных торговых предприятий — это продукты отечественной корпорации 1С «1С: Управление торговлей 8, ред. 11», «1С: ERP Управление предприятием 2.0» и «1С: Комплексная автоматизация 2.0». Последний продукт, с унифицированными производственными модулями, разрабатывался специально под потребности торговых компаний и вышел в продажу совсем недавно (в октябре 2015 года). Возможно, уже в ближайшем будущем, он станет самым востребованным у предприятий оптовой торговли.
Безусловно, на рынке присутствуют и решения для автоматизации от западных производителей: SAP, Oracle, Microsoft Dynаmics и др. Но политика импортозамещения, высокая стоимость внедрения и владения, долгий период обучения пользователей делают их менее привлекательными для отечественных торговых компаний.
«1С: Управление торговлей, ред. 11» и «1С: ERP Управление предприятием 2.0» — это инновационные продукты, разработанные на основе новой платформе «1С: Предприятие 8.3» существенно улучшающей производительность системы. Программа «1С: Управление торговлей, ред. 11» позволяет работать в различных режимах, в том числе удаленно, с использованием мобильных устройств. Позволяет не только вести всю историю общения с клиентами, но и оценить, например, эффективность маркетинговых вложений, что особенно актуально для торговых предприятий. «1С: Управление торговлей, ред. 11» мы использовали для автоматизации дистрибьютерского филиала производственной компании STIHL, занимающегося оптовой торговлей инструментами. Заказчику была необходима программа, позволяющая управлять складом с адресным хранением товара. В головной компании STIHL и основных его филиалах внедрена ERP-система западного производителя. Заказчик хотел, чтобы программа для автоматизации дистрибьютерского филиала могла предоставлять данные, которые интегрировались бы с используемой ERP-системой. В ходе проекта был автоматизирован весь бизнес-процесс филиала: от закупки до продажи, включая деятельность склада с адресным (ячеистым) хранением и подключение торгового оборудования: кассовые аппараты, терминалы штрих кодирования и т.д. Кроме этого, была настроена интеграция с бухгалтерской учетной системой. Программа полностью закрыла все задачи по управлению товародвижением в дистрибьютерском филиале компании.
«1С: ERP Управление предприятием 2.0» позиционируется фирмой 1С как продукт для производственных предприятий. Но благодаря наличию функциональных блоков, которых нет в «1С: Управление торговлей, ред. 11», например, блока бюджетирования, многие крупные торговые предприятия выбирают именно эту программу для автоматизации своей деятельности. В качестве примера можно привести широко известную аптечную сеть «Фармация», которая стала первой торговой компанией, внедрившей «1С: ERP Управление предприятием 2.0». Торговая компания ООО «Слата» (г.Иркутск), крупнейший дистрибьютер продуктов питания Восточной Сибири, также отдал предпочтение этому продукту, хотя до этого использовал в работе SAP. За 9 месяцев специалистами АстроСофт был осуществлен полный перевод управленческого и оперативного учета компании ООО «Слата» с программного обеспечения SAP на программное обеспечение «1С: ERP Управление предприятием 2.0». Сейчас проходит обучение пользователей работе с программой.
Безусловно, грамотная автоматизации в компании значительно сокращает количество рутинных операции, ускоряет подготовку документов, сокращает время, затрачиваемое сотрудниками на обработку первичных документов, а также составление отчетов. Автоматизация дает возможность ТОП-менеджменту оперативно получать актуальную информацию, за счет чего повышается скорость принятия управленческий решений. Эффект от автоматизации чувствует и клиент. Благодаря автоматизации склада, на обработку и расстановку поступившего товара уходит меньше времени, и в итоге отгрузка заказанного товара клиенту происходит быстрее. Все это в целом приводит к повышению эффективности работы компании: росту товарооборота, прибыли, увеличению количества новых и лояльных клиентов. Если же компания отказывается от применения современных инструментов для ведения своей деятельности, то позиции ее на рынке ухудшаются, и она становится менее конкурентоспособной.
Мы всегда рекомендуем нашим клиентам серьезно подходить к автоматизации. Выбрать руководителя проекта, который достаточно компетентен, чтобы принимать решения, и готов уделять проекту свое рабочее время, ведь проект будет серьезно отвлекать его от текущей работы. Советуем продумать систему мотивации для своих сотрудников, участвующих во внедрении, чтобы они были заинтересованы в его успешном осуществлении и были готовы к повышению нагрузки.
На этапе анализа требований необходимо очень тщательно подходить к выбору между использованием типовой возможности системы и ее дополнительной доработкой. Использование типового функционала всегда значительно выгоднее для клиента, чем проект с значительной доработкой продукта. Также крайне важно выбрать наиболее подходящую под имеющиеся задачи продукт для автоматизации. Например, если нужен только оперативный учет, то вполне подойдет система «1С: Управление торговлей 11», если нужна финансовая аналитика и бюджетирование, то стоит отдать предпочтение «1С: ERP Управление предприятием 2.0» или «1С: Комплексная автоматизация 2.0».
Юлия Носова, Директор департамента pre-sale Дизвизион продаж компании АТОЛ:
Одно из самых главных в автоматизации оптовой и крупной розничной торговли – это автоматизация склада. Ведь склад является, безусловно, важнейшей и неотъемлемой частью всех бизнес-процессов для любой торговой компании вне зависимости от того, имеет ли она свой собственный склад или арендует его. Очевидно, что из–за растущего товарооборота складские бизнес-процессы становятся неэффективными, теряют управляемость и прямо пропорционально сказываются на чистой прибыли компании при отсутствии должной автоматизации.
Компании оптовой торговли могут быть как просто дистрибьюторами, так и иметь еще и собственное производство. В данном случае рассмотрим автоматизацию склада относительно оптовика-дистрибьютора или розницы, то есть компаний, не имеющих собственного производства. Автоматизация непосредственно обеспечит бесперебойность и скорость закупок/поставок, что опять-таки напрямую влияет на прибыль предприятия. Подход к автоматизации зависит от масштабов оптовой компании, направления торговли, структуры ассортимента, а главное – от наличия собственных производственных мощностей. На складе важно обеспечить скорость приемки товара на склад, обработки заявок от покупателя, доставки и пр., на повышение эффективности всех этих показателей влияют программные системы учета. В качестве примера возьмем терминалы сбора данных, позволяющие исключить пересортицу на складе, брак и пр. На сегодняшний день уже ни одна оптовая компания выше среднего уровня не может обойтись без подобных продуктов.
Отдельный огромный блок автоматизации связан с закупкой и торговлей алкогольной продукцией.
После принятия № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» в нашей стране в сфере автоматизации современных складов многое меняется. Не соблюдение требований закона влечет за собой большие штрафы. В соответствии с Постановлением Правительства от 19 января 1998 г. N 55, Глава II статья 33:
Организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции, до подачи алкогольной продукции в торговый зал должны проверять подлинность федеральных специальных марок и акцизных марок с использованием доступа к информационным ресурсам Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка.
Проще говоря, все такие организации должны быть в обязательном порядке подключены к Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС) с 1 января 2016 года и осуществлять как приемку, так и продажу через данную систему. Система ЕГАИС позволяет проверять подлинность алкогольной продукции в момент проведения приёмки товара, для этого необходимо использовать специальное оборудование: сканер 2D или мобильный терминал сбора данных со встроенным сканером, который способен считывать акцизные марки.
Терминалы сбора данных используются для снижения риска попадания контрафактной продукции в торговый зал. Для данной цели могут отлично подойти, например, терминалы MobileBase, которые совместимы с программным обеспечением CheckMark2, разработанным ФГУП «ЦентрИнформ» специально для работы с системой ЕГАИС на мобильных устройствах. При приемке алкоголя необходимо сканировать каждую бутылку для того, чтобы проверить ее подлинность, поддельная марка на бутылке просто не считается.
Помимо своих основных целей, ЕГАИС и использование специального автоматизированного оборудования под данную систему несет множество преимуществ для бизнеса. Так, например, с ее помощью можно избежать дублирования позиций на складе или хранения на складе просроченной продукции (в данном случае – пива, т.к. оно всегда имеет короткий срок годности). Автоматизация помогает делать «грамотные» отгрузки этого спиртного напитка: первыми уйдут товары с более ранним сроком годности, чтобы избежать их просрочки, а это очень большая экономия для предприятия, ведь на списании просроченных товаров теряется очень много прибыли.
Терминалы сбора данных отлично подходят не только для проверки подлинности акцизных марок, но и будут являться антикризисным решением для использования в работе сотрудниками склада, операторами логистических центров, сервисных компаний, курьерских служб и другим обслуживающим персоналом. Наша компания уже очень давно ведет свою деятельность на рынке складской автоматизации, получая обратную связь от компаний. Мы с уверенностью можем сказать, что автоматизация в каждом случае проходит успешно, по ее итогам: время обработки заявок от клиентов сокращается примерно в 6 раз, штат сотрудников склада уменьшается на 20%, а прибыль увеличивается до 80%. Автоматизация, в том числе с помощью терминалов сбора данных MobileBase, пользуется популярностью во многих отраслях: уже успешно прошла автоматизация в Банке Открытие, сети гипермаркетов ОКЕЙ, сети супермаркетов Полушка и многих других.
Алексей Ларин, Генеральный директор «Макрономика — среда обитания бизнеса»:
Для успешной работы оптовикам необходимо контролировать весь процесс продаж, включая логистику, и применять автоматизацию на участках, наиболее подверженных человеческому фактору. У наиболее крупных игроков выбор решений для автоматизации широк: это системы управления цепями поставок (SCM) от SAP, Oracle, КРОК и многих других.
Сама концепция SCM, успешно применяемая в мире уже более 15 лет, в России пока только начинает внедряться. SCM объединяет все технологические процессы предприятия: от закупки сырья до поставки готовой продукции заказчикам, учитывают складские остатки, своевременно предупреждают об «узких местах» в логистических и складских схемах. Компании, внедряющие у себя SCM, осуществляют доставку своевременно и в полном объеме в 96% случаев, в то время как средний показатель составляет 89%. Помимо этого, оборачиваемость их складских запасов в год на 87% больше, чем у компаний без SCM (исследование PwC «Цепочки поставок нового поколения»).
Преимущества очевидны: вместо забывчивых сотрудников за поставками следит умная система, риски компании снижаются, удовлетворенность клиентов растет. Недостаток здесь, пожалуй, только один: стоимость систем автоматизации достаточно высока – от 10 млн рублей, не считая услуг внедрения. Понятно, что не очень большие компании с трудом могут позволить себе покупку такого комплекса.
Что же делать им? Внедрять автоматизацию там, где это можно сделать малыми средствами. Например, в части торговли через интернет. Современные маркетплейсы, ориентированные в том числе и на экспорт, позволяют автоматизировать некоторые процессы. Так, например, среда обитания бизнеса «Макрономика» разрабатывает функционал, который облегчит работу отделов ВЭД: вся информация о загружаемых товарах будет автоматически переводиться на английский язык так же, как и сообщения в чате с зарубежными заказчиками.
Другие сервисы для частичной автоматизации бизнеса в оптовой торговле:
Кроме того, некоторые платные сервисы (например, МойСклад) предлагают бесплатный тестовый период. Это хорошая возможность для небольших компаний решить для себя, насколько автоматизация может помочь бизнесу.
