РУБРИКА «АВТОМАТИЗАЦИЯ»
УРОКИ ИНТЕГРАЦИИ
Автоматизация дистрибуции мясных и колбасных изделий
Алексей Степин, Key account manager отдела территориально-распределенных дистрибьюторов ООО «СТ-Трейд», эксперт в области автоматизации оптовой торговли.
Специфические особенности мясопродуктов – ограниченный срок годности и особые условия хранения и доставки - ужесточают требования к работе логистической цепи. Для успешной дистрибуции мясных и колбасных изделий необходимо наладить бесперебойную отгрузку готовой продукции на склады и ее последующее распределение в места реализации. При этом торговые точки не заинтересованы в создании товарного запаса, особенно когда речь идет о «скоропорте». Однако же им необходимо поддерживать стабильную ассортиментную матрицу. Точное планирование продаж, особенно в мелких и средних магазинах, затруднено: спрос колеблется в зависимости от разных, не всегда поддающихся анализу, причин. Чтобы обеспечить равномерное поступление требуемого товара, многие дистрибьюторы работают с торговыми точками по методу мобильной торговли: заявки от магазинов принимают агенты при личной встрече. Такая торговля называется преселлинг (от английского pre sell – предварительная продажа) или предзаказ.
Особенности работы мобильных команд
Для работы по схеме «предзаказ» на базе дистрибутора (производителя) создается торговая команда. За каждым агентом закрепляется определенная территория, которую он объезжает (или обходит) в течение дня. Вечером агент доставляет заявки в офис, где оператор заносит их в учетную систему. Затем данные передаются на склад или сразу в производство. При таком подходе срок от подачи заявки до доставки товара составляет от 24 часов.
Проблемы, возникающие при мобильной торговле:
Контроль деятельности персонала: агенты основную часть рабочего времени находится вне поля зрения непосредственного руководителя. Из-за того, что контроль полевого персонала затруднен, сотрудники недобросовестно относятся к своим обязанностям: не выходят на маршрут, сокращают периодичность и длительность посещений и так далее.
Время в ТТ: заказ рассчитывается с учетом сложных цен, истории продаж и индивидуальных скидок. Это увеличивает время, необходимо на посещение торговой точки.
Невозможность резервирования товара: агент на маршруте не владеет информацией об актуальных остатках и не может предложить продавцу адекватную замену в момент заказа. Таким образом, возникает риск принять в торговой точке заказ на товар, который не может быть доставлен.
Большое число ошибок: возникают при расчете стоимости заказа агентом и при ручном переносе данных оператором в учетную систему
В условиях ужесточающейся конкуренции выигрывает тот поставщик, который может максимально сократить время между оформлением заявки и поставкой заказанной продукции. В идеале руководство ТТ хотело бы получить заказ через несколько часов после оформления заявки, максимально сократив время отсутствия в магазине какого-либо товара.
Решением для дистрибутора становится автоматизация торговых команд при помощи мобильных устройств. Она приобретает все большие масштабы, становясь повседневным инструментом оптимизации бизнес-процессов.
Автоматизация мобильных команд
Для автоматизации полевых сотрудников используются мобильные устройства – коммуникаторы, смартфоны, планшеты, ноутбуки и так далее. На них устанавливается программное обеспечение, обеспечивающее доступ ко всей информации, необходимой агенту на маршруте. Кроме того программа позволяет передавать заказы в офис в онлайн режиме и проводить мониторинг перемещений и действий персонала.
Преимущества автоматизированной системы мобильной торговли
Для агента (мерчендайзера)
Вся необходимые данные о товарах загружены в мобильное устройство. Нет необходимости носить бумажные прайсы, каталоги и другие материалы.
Доступна вся информация о клиенте: история продаж, индивидуальные скидки, задолженности, ассортимент, с которым работает магазин и так далее.
Сокращается время, необходимое для обслуживания каждого магазина. Вырастает скорость работы в ТТ.
Расчеты и документы формируются автоматически, что позволяет свести к минимуму число ошибок. Особенно важно при работе с мясными и колбасными изделиями, что система автоматически конвертирует «штуки» (единицы, в которых магазины делают заказ) в «килограммы» (единицы, в которых ведется учет в КИС дистрибутора).
Для руководства и собственников
Сокращение затрат на расходные материалы и связь
Оптимизация штата: потребность автоматизированной структуры в операторах намного ниже.
Повышение производительности торговых агентов.
Возможность получения унифицированной статистики для анализа показателей и планирования.
Контроль дебиторской задолженности.
Контроль агентов (ежедневный автоматический отчет, отслеживание перемещений на карте, отправка сообщений агенту на маршруте).
Минимизация «человеческого» фактора.
Простота обучения новичков.
Рост прибыли за счет роста оборота.
Улучшение имиджа компании и увеличение лояльности клиентов.
Для клиента
Своевременность исполнения заказов.
Отсутствие «недовозов». Программа «умеет» резервировать товар в момент принятия агентом заявки и получать подтверждение из системы о том, что остатков на складе хватает.
Ускорение обслуживания.
Организационные особенности проектов
С технической точки внедрение автоматизированной системы мобильной торговли – достаточно стандартный проект. Есть нюансы и особенности, связанные с задачами каждого конкретного клиента, но задача по их преодолению лежит на стороне поставщика системы. Поэтому необходимо тщательно подойти к выбору программного продукта: в идеале у поставщика должен быть опыт реализации проектов требуемого вам масштаба (и очень желательно - в вашей отрасли). Однако во многом успешность внедрения ИТ-систем в коммерческих структурах зависит от организационных аспектов, лежащих на стороне заказчика.
Рассмотрим особенности автоматизации дистрибуции мясных и колбасных изделий на примере автоматизации мобильной торговли «Медведовский Мясокомбинат». Проект привлек наше внимание нестандартностью, сложностью поставленных задач и успешным завершением
Участники проекта
Заказчик:
ОАО «Медведовский мясокомбинат» - краснодарский производитель колбасных изделий, входит в состав крупного агрохолдинга «Индустриальная управляющая компания». На предприятии сертифицирована система менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и система международной безопасности пищевой продукции на соответствие требованиям стандарта ГОСТ ИСО 22000. Продукция, производимая «Медведовским мясокомбинатом», соответствует западноевропейским требованиям технологии, рецептуры и безопасности для человека.
Структура сбыта компании
Завод «Медведовский мясокомбинат», выпускающий более 200 видов колбасных изделий.
Эсклюзивный дистрибутор – торговый дом «Медведовские колбасы» с 10 обособленными подразделениями в разных регионах страны (в основном, южный федеральный округ: и Ставропольский край, Pостовская область, Kабардино-Балкария, Краснодарский край).
Розничное подразделение – порядка 70 фирменных магазинов, занимающиеся реализацией исключительно продукции мясокомбината.
Поставщик
ГК «Системные Технологии» - поставщик решений для автоматизации бизнес-процессов мобильной торговли. Более 11 лет компания разрабатывает, внедряет и поддерживает семейство программ для автоматизации полевых сотрудников «ST-Мобильная Торговля». ПО, предлагаемое группой компаний, автоматизирует следующие бизнес-процессы:
Ван-селлинг – торговля с автомобиля. Сделка обсуждается, осуществляется, а часто и оплачивается прямо в торговой точке.
Преселлинг – сбор заказов в торговой точке с последующей передачей заявок в офис.
Мерчандайзинг – мониторинг выкладки, снятие остатков, проведение фотоотчета.
Контроль мобильных сотрудников – отслеживание перемещений полевого персонала с помощью GPS, планирование, постановка задач.
Среди организаций, использующих семейство программ «ST-Мобильная Торговля»: «Крафт Фудс Рус», Bacardi Rus, «Чибо СНГ», «Русский алкоголь», Action и еще более 1500 компаний из России и СНГ.
Производители и дистрибьюторы мясной и колбасной продукции, использующие ПО ГК «Системные Технологии»: «Альмак», ABI Product, «Талина», Ульяновский мясокомбинат, Екатеринбургский мясокомбинат, «Велес» и другие.
Особенности проекта
Проект был инициирован собственником «Медведовского комбината» в 2009 году, тогда же предприятие закупило часть оборудования и лицензий для ПО. Руководство компании приняло решение внедрять программное обеспечение самостоятельно, обращаясь к специалистам ГК «Системные Технологии» лишь за консультационной помощью
Однако компании не удалось избежать рисков, характерных для начальных этапов крупных ИТ-проектов. В силу ряда организационных причин, начало внедрения постоянно передвигалось, многие сотрудники начали сомневаться в целесообразности его проведения. Сдвинуть дело с «мертвой точки» удалось новому ИТ-директору ОАО «Медведовский Мясокомбинат» Роману Рогову. Поскольку возникшая ситуация достаточно типична, мы попросили его рассказать о ситуации и способах решения проектных задач более подробно.
Рассказывает Роман Рогов, руководитель ИТ-отдела ОАО «Медведовский мясокомбинат»
- Целый год не шло внедрение по из-за большой инерции на местах. Руководители разного ранга привыкли работать по-старому и упорно сопротивлялись всем инновациям. Когда В 2010 году я стал руководителем ИТ-отдела, автоматизация мобильной торговли стала одной из моих функциональных обязанностей. Мне нужно было оценить то, что уже было сделано, и принять решение — продолжать проект или сворачивать.
Роман проанализировал объем затраченных средств и выполненных работ и принял решение продолжить внедрение комплекса «ST-Мобильная Торговля. Чикаго» на предприятии. Для того чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, понадобилось, в первую очередь, решить организационные вопросы.
- Приходилось искать варианты воздействия на сотрудников. Очень пригодился опыт убеждения на различных уровнях, рассказывает Роман Рогов. - Где-то показывал преимущества (метод пряника) где-то приходилось надавливать. Основной аргумент - компания становится современной, использует новейшие технологии. Соответственно, у сотрудников есть два выхода – либо стать современным, либо искать работу в другом месте.
Одним из самых удачных решений при реализации проекта Роман Рогов считает запуск «пилотного» проекта:
- Мы взяли одно подразделение, несколько торговых агентов и на их примере показали, как система может работать «вживую». Не в рекламных буклетах, а именно в нашей компании. Стало понятно, насколько удобно «мониторить» деятельность торгового представителя: сколько он отработал на маршруте, где он был, что делал, с точностью до минуты. Когда собственник увидел, что это дает, какие преимущества несет, он уже не стал оглядываться на финансовые вложения и на все остальное. Вот это было переломной точкой проекта.
После завершения «пилота» команда «Медведовского мясокомбината» стала внедрять комплекс «ST-Мобильная Торговля.Чикаго» на остальных площадках. Подключение одного подразделения занимает 3-5 рабочих дней в штатном режиме.
Еще одна особенность этого проекта - внедрение специалисты компании провели самостоятельно. Разработчики программного комплекса подготовили интеграцию с корпоративной учетной системой и оказывали консультационную помощь.
- Решение полностью разворачивали и настраивали мы сами. Иногда приходилось принимать своеобразные технические решения. Есть определенные нюансы в архитектуре системы: мы отказалось от установки серверной платформы на каждое обособленное подразделение по причине отсутствия ИТ-специалистов на местах. Мы организовали все это с помощью удаленного подключения через интернет.
Сейчас проект перешел в завершающую стадию. Однако даже на данном этапе можно делать выводы о его эффективности:
- Комплекс дает информацию о текущих заявках. Данные передаются в корпоративную учетную систему, в которой ведется их анализ. С помощью КПК собираем мерчандайзинговую информацию для нашего отдела маркетинга. Используем функционал контроля деятельности торгового представителя, как штатной единицы. Следим, как он работает, насколько качественно, смотрим отчеты о рабочем дне агента.
Заключение
Интеграция мобильных устройств с корпоративной учетной системой оптимизирует ввод информации и ее передачу, сокращает трудозатраты сотрудников, обязывает их выполнять необходимые операции. Единое информационное пространство дает возможность эффективнее управлять товарным запасом, что особенно важно при реализации мясных изделий как скоропортящихся продуктов. Использование современных устройств, оснащенных модулем GPS, позволяет руководству проводить мониторинг деятельности некогда плохо контролируемой части персонала.
