Заказать звонок
Заказать демо
Чат

«Единая Европа Холдинг»: система для бизнеса

Рубрика:Мобильное решение
Дата публикации: 10 Июля 2012
«Единая Европа Холдинг» (ЕЕХ) — крупный дистрибьютор косметической и парфюмерной продукции сегментов люкс и полулюкс. Организационная структура головного предприятия в Москве и 16 региональных филиалов построена по единому принципу. В нее входят отделы продаж и логистики, склады, транспортный парк, штат торговых представителей и консультантов, подразделения маркетинга, планирования и анализа. ЕЕХ обслуживает более 7 тысяч точек продаж на всей территории России, работа 150 агентов автоматизирована при помощи комплекса «ST Чикаго». На вопросы о ходе проекта по внедрению системы отвечает Александр Вершинин, ведущий программист компании «Единая Европа Холдинг».

— Почему компания EEX приняла решение автоматизировать работу агентов?

— К 2010 году в процессе продаж накопился ряд критических моментов, принципиально нового подхода требовали следующие задачи:

  • оперативность прохождения заказа (заказ -> импорт в учетную систему -> отгрузка товара);
  • актуальность информации (остатки, цены, дебиторская задолженность и прочее);
  • оперативность доведения задач до торговых представителей;
  • планирование работы, контроль и оценка деятельности торговых агентов;
  • структурированный сбор информации (мерчандайзинг, фейсинг, опросы, фотоотчеты и т.п.);
  • расширение клиентской базы, работа в едином информационном пространстве;
  • организация работы агента по заданному шаблону и приведение схемы работы к единообразию, если это требовалось;
  • получение достоверной информации руководством для принятия управленческих решений.

Системно проанализировав обозначенный список, мы пришли к выводу, что наиболее эффективное решение этих задач обеспечит автоматизация бизнес-процессов.

— Какова ваша роль в проекте?

— На подготовительной стадии мною совместно со специалистами регионального отдела продаж были досконально изучены все процессы и выявлены проблемные места. Следовало построить структурную модель бизнес-процессов, определить участников и инструменты, выделить подсистемы, которых, кстати, в итоге насчиталось аж семь-восемь и тому подобное. Затем был проведен сам тендер по выбору программного решения. И, наконец, совместно с коллегами нашего ИТ-департамента, состоялось внедрение выбранной системы, а также сопровождение, поддержка техническая и консультационная, связь с корпоративной учетной системой, развитие и оптимизация системы, ну и ряд других задач.

— Как выбирали систему автоматизации?

— Мы долго анализировали рынок программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию мобильной торговли. Систему выбирали по двум основным критериям: ее возможности и, конечно, стоимость. При этом принимали во внимание опыт нашего коллеги по бизнесу, парфюмерно-косметической фирмы «Градиент». У них уже было внедрено решение ГК «Системные Технологии».

— Как проходило внедрение?

— Опробовать систему решили на одном из наших филиалов. Купили лицензии, оборудование и начали внедрять. Внедрение проходило достаточно сложно, в течение полугода филиал работал в тестовом режиме. Сначала настраивали серверную часть с учетом организационной структуры и политики безопасности нашей компании. Следующим этапом было обучение полевых сотрудников. Проходило оно по большей части удаленно, через выделенных контактных лиц: супервайзеров, толковых торговых представителей. Было написано множество инструкций с картинками и пояснениями. По окончании обучения полученные знания и навыки проверялись и закреплялись.

Для доведения до ключевых пользователей информации об изменениях в системе, предоставления различной документации и инструкций был разработан корпоративный форум, где участники могли делиться соображениями и задавать вопросы администратору системы, то есть, мне. Таким образом, накапливалась база знаний и исключалась ситуация, когда приходится отвечать на один и тот же вопрос в десятый раз.

Закончив полугодовой «пилотный» проект, убедившись в стабильной работе программного комплекса и используя накопленный опыт, в течение всего лишь одного месяца мы автоматизировали все оставшиеся 15 филиалов, и система заработала в полную силу.

В результате мы автоматизировали все наши 16 филиалов, 150 торговых агентов и 50 офисных работников, и вот уже больше года система исправно работает по всей компании в целом.

— Какие особенности проекта вы бы хотели отметить?

— Самая главная особенность проекта в том, что систему мы внедряли собственными силами, привлекая разработчиков лишь для удаленного консультирования. Определенные трудности возникли при интеграции комплекса с нашей учетной системой. После их преодоления получилась рабочая модель, включающая в себя массу составных частей.

Следом была разработана собственная система отчетности на базе Reporting Service, что позволило получать отчетность платформонезависимо, через WEB.

Внедрение не ограничивается покупкой лицензий, оборудования, настройкой серверной части и обучением торговых представителей. Пожалуй, самый продолжительный, требующий скрупулёзной ежедневной работы — это этап отладки системы, выявления ошибок и формирования заданий на доработку.

В ходе работы выявлялись проблемы на участках алгоритма и бизнес-логики, которые не могли предусмотреть разработчики. Встречались недоработки, которые обещали исправить или доработать в следующих версиях, при переходе на новые версии пропадали индивидуальные доработки. Однако, служба поддержки ГК «Системные Технологии» оказывала нам всяческую помощь, и все наши обращения решались оперативно и качественно.

— Что вы можете сказать об особенностях работы с мобильными устройствами и подборе оборудования для агентов?

— Для удобства представления на мобильном устройстве нам понадобилось реструктурировать справочник товаров и строго отсекать неактуальные позиции. Пришлось придумывать «хитрую» систему сокращений для наименований товаров, поскольку размеры экрана были достаточно скромными.

Некоторые агенты работают достаточно далеко от офиса, практически в автономном режиме, и плановое обновление программы на их мобильных устройствах оказалось весьма нетривиальной задачей, с которой мы, конечно же, справились.

Хочется дать несколько советов относительно самих мобильных устройств:

  • их постоянно роняют — приобретите чехлы;
  • ими будут пользоваться, в том числе, на морозе — читайте эксплуатационные характеристики;
  • они очень быстро разряжаются — обзаведитесь автомобильными зарядными устройствами. И, выбирая производителя, проанализируйте наличие сервисных центров, особенно в регионах.

— Вы довольны результатами автоматизации?

— Конечно. Нам удалось решить практически все задачи, стоявшие перед нами в начале этого пути. Автоматизация вывела компанию на качественно новый уровень, открыла новые горизонты, дала мощный толчок к развитию, сделала планы более смелыми и амбициозными.

Изменилась культура коммуникаций торговых агентов с клиентами, стало удобнее и комфортнее работать. Образовалось единое информационное поле, в котором консолидирована вся ставшая оперативной и достоверной информация. Главное — появились данные, которых раньше не было вовсе, или они были разрозненными и противоречивыми. А достоверная, полная и оперативная информация — это площадка для принятия результативных управленческих решений.

— Планирует ли ваша компания дальнейшие шаги в сфере автоматизации?

— Мы одними из первых поставили Android-версию программы «ST Мобильная Торговля» на планшеты и получаем удовольствие от нового софта и оборудования. Удобство работы, презентабельный внешний вид, большой экран, возможность смешанного парка устройств — вот лишь немногие плюсы новой версии.

— Несколько советов тем, кто только планирует автоматизацию мобильной торговли?

— Первое: не бояться и не опускать руки, когда столкнетесь с трудностями. Автоматизация — штука непростая, но результаты окупят все усилия. Второе: внедряйте собственными силами, только если чувствуете уверенность или имеете аналогичный опыт. Порой безопасней и надежнее привлечь разработчиков, но необходимо понимать: это будет сопряжено с дополнительными финансовыми вложениями. Третье: не скупитесь на оборудование, соотношение цены и качества должно быть оптимальным. Четвертое: учитывайте, система сама все не сделает — ее нужно наполнять данными, постоянно улучшать и совершенствовать, можно сказать вкладывать душу. И, пятое, специально для крупных компаний: для вас нет коробочных версий ПО и нет готовых решений. Систему нужно подстраивать под бизнес, а не бизнес — под систему. Удачи вам!


Вам также могут быть интересны статьи: