Компания «ЭФКО» включает в себя производственные комплексы:
- ОАО «ЭФКО» — завод по производству подсолнечных рафинированных и нерафинированных масел и майонезов (г. Алексеевка, Белгородская область)
- ООО «ЭФКО Пищевые Ингредиенты» — завод по производству специализированных жиров и маргаринов (г. Алексеевка, Белгородская область)
Также в структуру холдинга входит производственная площадка по выпуску майонезов в Свердловской области.
Продукция компании реализуется через систему собственных торговых домов, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Белгороде, Брянске, Старом Осколе, Екатеринбурге, Казани, Ростове-на-Дону, Самаре, Воронеже, Новосибирске, Алексеевке.
Компания работает с эксклюзивными и полуэксклюзивными командами во всех крупных регионах страны. В небольших городах и областях работают дистрибуторы с неэксклюзивной командой.
Заводы поставляют продукцию в компанию «ЭФКО — Каскад» — координирующий распределительный центр, который занимается логистикой группы компаний «ЭФКО».
Из «ЭФКО-Каскад» товары поступают в торговые дома, которые направляют их в торговые точки и дистрибуторам, а также в распределительные центры крупных сетей.
Тем или иным образом сеть распространения продукции охватывает всю страну.
В 2010 году дистрибуция масложировой продукции компании «ЭФКО» была автоматизирована с помощью программного комплекса «ST Мобильная Торговля» собственными силами ИТ-отдела компании. Секретами успеха делится ведущий программист, руководитель проекта «Система KPI SF» компании «ЭФКО» Станислав Логинов.
МТ: Кто был инициатором проекта автоматизации и как вы выбирали систему?
— Программный комплекс «ST Мобильная Торговля» используется в нашей компании еще с 2004 года. Однако до недавнего времени из всего функционала применялся только сбор заказа. Остальные возможности системы оставались без внимания.
В 2009 году в нашей компании возникла потребность в системе KPI Sales Force — анализе ключевых показателей эффективности продаж. Было решено разворачивать эту систему на основе программы для автоматизации мобильной торговли. Надо отметить, что инициатором и заказчиком этого проекта автоматизации выступила служба продаж «ЭФКО», и автоматизировано только масложировое (брендовое) направление деятельности компании.
После анализа предложений, имеющихся на тот момент на рынке, нашей компанией была выбрана «ST Мобильная Торговля 2.12». Группа разработки ИТ-отдела решила, что именно на этой версии у нас получится наиболее успешно реализовать функционал, который требовал бизнес.
Больше всего нам была интересна возможность создавать в программе опросные листы (настраиваемые под бизнес-процессы) и фотоотчет. Кроме того, важно было создать историю продаж и уйти от бумажных носителей. Историю продаж мы реализовали через электронный документ «Мерчандайзинг», добавив дополнительные колонки, где отражаются продажи за последние пять посещений и рекомендованный заказ. Последний рассчитывается в учетной системе в офисе, но пересчитывается после ввода текущего остатка товара в торговой точке. Мы специально заказывали доработку системы, позволяющую сделать этот пересчет. Теперь эта возможность входит в стандартный функционал.
МТ: Ваша компания приняла решение о самостоятельном внедрении проекта, без участия специалистов «Системных Технологий» и прекрасно с этим справилась. В чем секрет успеха?
— Действительно, мы внедряли систему самостоятельно. На это было несколько причин. Во-первых, наша ИТ-служба хорошо знакома с бизнес-процессами компании, потому что тем или иным образом адаптировала под них все учетные и другие системы, используемые в работе. Сторонним специалистам было бы сложнее во всем разобраться.
Во-вторых, у нас довольно сильная команда 1С-специалистов. Поэтому все, что касалось учетной системы, мы смогли сделать самостоятельно — в частности, написали интеграцию.
Ну и в-третьих, у нас уже был определенный опыт использования «Мобильной Торговли», мы знали основную структуру системы, требовалось лишь изучить новый функционал, который мы ранее не использовали.
МТ: Что, по вашему мнению, является самым важным во всем проекте автоматизации?
— Я считаю, что самым узким местом в проекте являются КПК, а точнее их качество, которое зачастую оказывается нестабильным. Закупая большую партию устройств, нужно иметь в виду, что часть из них может быстро выйти из строя. Причем внезапно, когда агент готовится к выходу на маршрут или уже начал рабочий день.
Чтобы избежать подобных недоразумений, мы создали запас уже настроенных коммуникаторов в каждой команде из расчета один запасной на пять рабочих для горячей замены. Если устройство внезапно вышло из строя, то агент снабжается запасным, а поломанный КПК отправляется в сервис. Это позволяет избежать потери информации и рабочего времени.
Кроме того, очень важно, чтобы все соблюдали регламент работы с системой. Агенты должны четко представлять последовательность действий, выполняемых на КПК, и неукоснительно её выполнять. Каждое утро загружать данные и получать актуальную информацию. Сбрасывать данные в офисную часть системы после каждого посещения, а не в конце рабочего дня. Ведь если КПК выйдет из строя к вечеру, то вся дневная работа пойдет насмарку. Вечером производить полную выгрузку данных и сбрасывать фотографии — через wi-fi или usb-провод. Если операторы не сформируют файлы или не вносят вовремя изменившуюся информацию — возникают ошибки и проблемы. Успешность проекта — в слаженной работе всех его участников.
МТ: Как агенты отнеслись к нововведениям? Приходилось преодолевать их сопротивление?
— Да, конечно, определенное сопротивление было, есть и будет. С ним связана и текучка кадров — около
А преодолеваем мы сопротивление так: рассказываем агентам, зачем им самим все это нужно. Ведь они избавляются от необходимости носить с собой бумажную историю продаж, заполнять ежедневные отчеты, которые сейчас запросто формируются в учетной системе. Супервайзер может в любой момент их распечатать и обсудить на планерке. Рекомендованный заказ тоже помогает сориентироваться, какие товары нужны именно этой торговой точке.
МТ: Как происходило обучение агентов?
— Мы практикуем плавное включение торговых представителей в проект. В течение одной недели происходит обучение с выездом специалистов ИТ-отдела. Проводится две основные встречи. На первой агентам раздают КПК и подробно рассказывают, что нужно делать на маршруте (пошаговые действия), дают возможность выполнить тестовые задачи.
На следующий день торговые представители уже вживую, на маршруте пробуют выполнить необходимые действия. Их основная задача — собрать заказ и по возможности отобразить свои действия в программе. Все это время агентам оказывается активная поддержка по телефону: специалисты отвечают на их вопросы и помогают справиться со сложными ситуациями. Через несколько дней проводится повторная встреча, на которой еще раз прогоняются все шаги и обсуждаются, возникшие на маршруте сложности.
После завершения обучения агентам ставится задача, например, отобразить в программе действия по пяти торговым точкам. Через неделю это количество наращивают до десяти и так далее, до полного включения всех точек маршрута в течение примерно месяца.
МТ: Собираетесь ли вы переходить на мультиплатформенную версию «ST Мобильная Торговля 3.0»?
— Да, проект по переходу уже запланирован на конец весны. Часть агентов перейдет на МТ3, а часть продолжит работать на версии 2.12.
Основная причина перехода — оборудование. КПК на Windows Mobile уходят, их все сложнее купить в достаточном количестве. А устройства на Android, наоборот, становятся все более популярными. Кроме того, качество самой операционной системы Android выше, эти устройства работают стабильно.
Поэтому мы уже давно ждали версию программы, которая могла бы работать не только с телефонами на WM.
МТ: Ваш совет коллегам, которым автоматизация только предстоит?
— Самое главное — это формализация бизнес-процессов. Все участники системы должны четко представлять, какие действия они должны выполнять. С тех пор как мы внедрили регламент работы отдела продаж, где прописаны все действия торговых, операторов, супервайзеров, аудиторов, качество передачи информации стало выше, а сбоев — меньше.
МТ: Спасибо за интервью!
