Этап 1: тендер
— Руководство «ВБД-Центральная Азия» искало программное обеспечение для решения двух основных задач: автоматизации «полевой» работы агентов и консолидации данных для последующего анализа, — рассказывает Александр Жданович. — Компании такого уровня практически всегда проводят тендеры среди вендоров. В результате сравнительного анализа систем мобильной торговли, заказчик выбрал комплекс «ST Чикаго», разработанный ГК «Системные Технологии». Этот продукт позволяет решить поставленные задачи без дополнительной нагрузки на учетную систему и дает инструментарий для многомерного анализа данных.
В нашу пользу сыграл и тот фактор, что мы работаем в тесной связке с разработчиком программного комплекса: ТОО «Систех» — это не партнер, а представительство ГК «Системные Технологии» в Казахстане. Кроме того, в процессе тендера мы показали себя экспертами в области автоматизации бизнес-процессов.
Этап 2: «Пилот»
Сбытовая сеть «ВБД» охватывает всю территорию Казахстана. В Алматы и Астане компания продает товар через собственные филиалы, в остальных регионах — через дистрибуторов. «Пилотное» внедрение системы провели в головном офисе — в бывшей столице республики.
— Автоматизацию начали с центрального, крупнейшего филиала, — рассказывает Сергей Агапов. — Инициатором проекта выступал отдел маркетинга. Много времени заняло решение организационных вопросов внутри компании, долго согласовывались вопросы между ИТ и бизнес-подразделениями. Первоначально планировалось консолидировать данные из регионов с помощью учетной системы на базе «1С: Предприятие 7.7», но выяснилось, что «семерка» не «тянет» такую нагрузку. Компания использует и дорабатывает эту УС уже более 10 лет, переход на другой продукт был бы крайне затруднительным. Поэтому способность «Чикаго» реплицировать данные от филиалов в собственную базу оказалась как нельзя кстати. В результате «пилота» в Алматы была автоматизирована работа 48 «полевых» сотрудников + 18 «полевых сотрудников» со стороны PepsiCo, работающих по предзаказу.
Этап 3: Обучение
Основная трудность проекта по автоматизации мобильной торговли — это обучение внеофисного персонала, считает Сергей Агапов. — Общепризнанно, что Казахстан несколько отстает от России в сфере ИТ. Некоторые торговые представители и операторы не умеют пользоваться смартфонами, у многих нет высшего образования. Поэтому обучение персонала новым технологиям — серьезный и ответственный этап внедрения. У нас его проводили сотрудники «Систеха» в группах по 10 человек. Я тоже начал работу в «ВБД» с курса по «ST Чикаго». Сейчас уже обучаю «новеньких» сам, несколько изменив инструкцию, переданную разработчиком системы. При аттестации около 70% сотрудников получают твердую «четверку».
Этап 4: Промышленная эксплуатация
Сейчас система «Чикаго» внедрена на двух площадках — в Алматы и Астане, компанией куплено 75 лицензий для мобильных сотрудников. — При помощи мобильной части комплекса «Чикаго» торговые представители собирают заказы, проводят мерчандайзинг, мониторинг цен и опросы, — говорит Сергей Агапов. — Отчеты формируются автоматически, что облегчает и «полевую» и офисную работу сотрудников. Сейчас торговые представители приезжают в офис только на общие собрания, два раза в неделю. Благодаря этому увеличилось время, проводимое агентами на маршруте. Примерно на 30% выросло число заявок. Значительно сократилась «бумажная» работа, появились простые и доступные инструменты для контроля торговых представителей на маршруте. Руководители отделов используют «ST Чикаго» для анализа данных от дистрибуторской сети. В дополнение к стандартному функционалу «Системные Технологии» доработал для нас несколько специфических отчетов.
Система передана на поддержку, — рассказывает Александр Жданович. — Часть пользовательских вопросов решает ИТ-отдел «ВБД-Центральная Азия» и лично Сергей Агапов. Если у него возникают затруднения, обращение передается нам. В редких случаях мы обращаемся за помощью к «Системным Технологиям».
Этап 5: Планы
В компании используется «ST Мобильная Торговля» версии 2.12, мобильные сотрудники выходят на маршрут со смартфонами HTC Touch2. — В планах, как, наверно, и у других компаний — переход на Android и МТ3, — рассказывает Сергей Агапов. — Сейчас идет интеграция ОАО «Вимм-Билль-Данн» с корпорацией Pepsico, поэтому проект пока «поставлен на паузу». Но в перспективе — продолжение автоматизации в регионах, подключение новых пользователей. Есть серьёзные намерения перестроить работу отдела сбыта так, чтобы у агента полностью отпала необходимость поездок в офис, и настроить получение консолидированных данных в режиме реального времени.
* Источник: расчеты DISCOVERY Research Group
Участники проекта
ОАО «Вимм-Билль-Данн»
Второй крупнейший игрок на российском рынке кисломолочной продукции с долей в 18,6%.Компании принадлежат 39 производственных предприятий, выпускающих молочные продукты, соки и минеральную воду в России, на Украине, в Киргизии, Узбекистане и Грузии.
Наиболее узнаваемые бренды ОАО «Вимм-Билль-Данн»: «Весёлый молочник», «Здрайверы», J7, 100 % Gold Premium, «Любимый сад», «Домик в деревне», «Агуша» и другие, всего более 1000 наименований.
ТОО «Систех»
ИТ-компания, представляющая ГК «Системные Технологии» в Казахстане с апреля 2010 года. Помимо системы «ST Мобильная Торговля», направленной на автоматизацию продаж через выездных сотрудников, ТОО «Систех» также занимается автоматизацией логистических процессов и запуском проектов по GPS-мониторингу.
