Сделай сам или доверься нам!

Руководство компании нередко рассматривает возможность реализации проекта своими силами — чаще всего для сокращения расходов. Однако иногда возможности собственных технических специалистов переоцениваются, процесс затягивается и вместо экономии компания терпит убытки.
Чтобы разобраться, когда самостоятельное внедрение выгодно и оптимально, а когда лучше доверить дело поставщику решения, нужно четко представлять процесс развертывания системы.

Этапы внедрения

1. Предварительное обследование бизнес-процессов для более точной постановки технического задания (ТЗ).
   Исполнитель изучает, как работает компания клиента. Бизнес-процессы небольших и средних компаний типичны, но этот этап необходим.

2. Формализация и согласование ТЗ
   Ответственный и важный этап. Хотите получить то, чего не заказывали? Тогда подпишите ТЗ не глядя. Ведь ставя подпись под документом, клиент подтверждает, что исполнитель правильно понял его требования. Лучше избежать ошибок на стадии согласования ТЗ, чем править «на живую» внедренную систему.

3. Подбор оборудования
   Выбирать оборудование необходимо вместе с поставщиком системы. Если вы внедряете комплекс «ST Мобильная Торговля», то ориентируйтесь на список протестированных моделей, размещенный на нашем сайте.

4. Интеграция
   Интеграция решения с учетной системой (написание кода и отладка) — это работа программиста. На этом этапе возможно изменение технического задания. Проанализировав промежуточные результаты процесса, клиент может понять, что еще он может получить от проекта.

5. Инсталляция системы на площадке клиента
   На этом этапе решаются технические вопросы, связанные с установкой и настройкой комплекса.

6. Обучение сотрудников
   Торговые представители учатся работать с программой, установленной на КПК, осваивают основной функционал — оформление заказа, контроль дебиторской задолженности, выгрузка товара и т.д. Основная трудность в том, что агенты сопротивляются новому, учатся неохотно.
   Кроме того, после обучения и сдачи формальных тестов у агента может возникнуть иллюзия, что он все-все понял. Но когда он выйдет один в «поле», то сразу возникнет множество вопросов. Поэтому для быстрого выхода команды на стопроцентную эффективность, менеджер по внедрению не покидает площадку после завершения проекта. Еще несколько дней он разбирает с торговой командой конкретные ситуации, возникающие на маршруте.

7. Запуск в опытную эксплуатацию и решение возникающих проблем
   Технический запуск системы. Торговые представители выезжают на маршрут с КПК и работают только с их помощью. Менеджер по внедрению разрешает возникающие при этом проблемы.

8. Сдача системы в промышленную эксплуатацию.
   После этого проект внедрения считается завершенным. Система переводится в режим сопровождения.

Сделай сам!

Самостоятельное внедрение стоит затевать, если у компании есть опытные специалисты, а у них — несколько недель полностью свободного времени. Иначе лучше довериться поставщику решения. При этом стоит учитывать риски, которые возникают при самостоятельной реализации части проектных задач.

1. Ресурсный риск. Компании может не хватить человеческих ресурсов для завершения проекта. Технические специалисты клиента часто не имеют опыта выполнения подобных проектов. Кроме того, их, как правило, не освобождают от текущих задач. В результате процесс может затянуться на месяцы и привести к значительным финансовым потерям. Этот риск проявляется на всех этапах внедрения.

2. Риск квалификации. Этот риск связан с отсутствием глубоких знаний о программе автоматизации и особенностях её работы. Ключевую роль этот риск играет на этапах составления ТЗ и обучения. Естественно, что исполнитель знает свою систему и ее функционал лучше, чем заказчик. Составляя техническое задание самостоятельно, клиент рискует упустить из виду возможности системы, необходимые для выполнения поставленных задач, и решение окажется неоптимальным. То же самое касается обучения.

Важный момент внедрения — интеграция программы с учетной системой клиента. От того, насколько качественно написаны алгоритмы их взаимодействия, зависит скорость работы и удобство пользования функционалом. Если в штате клиента есть специалист по 1С, то работу стоит передать ему, иначе — специалистам исполнителя, имеющим значительный опыт в этой области.

Стоит отметить, что ежемесячный эффект от внедрения в небольшой компании обычно исчисляется несколькими тысячами долларов. То есть каждый день задержки обходится компании в кругленькую сумму. Поэтому нужно выбирать самый быстрый путь внедрения. И иногда это «сделай сам».

Предложения

Исходя из вышесказанного, к реализации проекта можно подходить одним из следующих способов:

1. «Под ключ» Весь проект делает исполнитель. Это качественно, быстро, хотя и не так дёшево, как самостоятельное внедрение.

2. Совмещение. Пилотный проект для нескольких (до 10) торговых агентов реализует исполнитель, а для остальных по аналогии — клиент. «Пилот» делается «под ключ» — система нормально функционирует, а представители обучены работе с программой автоматизации. Этот вариант целесообразно выбирать компаниям с 10 и более торговыми представителями.

3. Распределение. Наибольший выигрыш клиент получает, поручая поставщику предварительное обследование, формализацию и согласование ТЗ, разработку интеграции с учетной системой. А инсталляцию и запуск проекта разумно сделать самим. Однако в случае выполнения лишь отдельные этапов, исполнитель не отвечает за качество проекта в целом. Клиент должен быть уверен в том, что ему хватит ресурсов на выполнение своей части работы.

4. Сопровождение. Весь проект делается техническим специалистом клиента при удаленной технической поддержке со стороны разработчика. Это самый дешевый вариант, но и самый рискованный.

На практике реализуются все четыре варианта. Их плюсы и минусы необходимо рассматривать применительно к каждой конкретной ситуации. Наиболее универсальный и рекомендуемый вариант — второй.

В таблице ниже сравниваются временные затраты на выполнение отдельных этапов внедрения исполнителя и заказчика, а так же рекомендации по самостоятельному внедрению.

4 — выгоды, полученные от самостоятельной реализации этапа, превышают затраты.
3 — исполнитель сделает работу быстрее, но принципиальных трудностей у специалистов клиента не возникнет.
2 — этот этап рекомендуется поручить исполнителю, чтобы избежать рисков. Однако при значительных временных затратах и должном упорстве заказчик может выполнить его сам.
1 — лучше, если исполнитель проведет работы сам. Если же принято принципиальное решение внедрять самому, то желательно очень тщательное удалённое сопровождение.

Одна из проблем удалённого сопровождения — рост затрат на коммуникации. Причем, это не только стоимость междугородных переговоров. Иногда решение проблемы при личном контакте требует нескольких минут, а при удалённой коммуникации — несколько часов. Ведь возникшую ситуацию нужно воспроизвести, смоделировать точно такие же условия, повторять те же действия.

Комментарий Артёма Бураченка, исполнительного директора ГК «Системные Технологии»:
Опыт показывает, что в большинстве случаев система, внедренная самостоятельно эксплуатируется без проблем. Программные комплексы и документацию к ним мы разрабатываем так, чтобы упросить самостоятельное внедрение и последующую донастройку. Однако разработчик не может повлиять на риски, исходящие со стороны заказчика. Поэтому на этапе выбора способа внедрения мы настоятельно рекомендуем нашим клиентам взвесить все «за» и «против», оценить потенциальные риски и возможности технических специалистов своей компании, наличие у них временных ресурсов и достаточной квалификации.